Prelucrare arhivistică a documentelor

SERVICII DE ARHIVARE

CU NIVEL DE MAXIMĂ SECURITATE

 

Arhivarea documentelor implică un proces complex de fondare, sortare, ordonare, legătorie, numerotare, inscripționare și inventariere a documentelor predate spre prelucrare. Operațiunile se realizează metodic, cu personal specializat. Arhivarea în sistem externalizat este o soluție practică, economică și sigură de administrare a documentelor firmei și de acces facil și rapid la documentele prelucrate.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare respectă toate normele impuse de legislația aflată în vigoare. Consilierea și consultanța privind arhivarea documentelor sunt servicii pe care le oferim partenerilor și potențialilor clienți pentru a găsi soluția ideală pentru fiecare proiect în parte.

Nomenclator arhivistic

 

Îți punem la dispoziție serviciul prin care vei obține instrumentul care pune în ordine fluxul de lucru al documentelor și orientează întreaga organizare ulterioară a activității de arhivare, prin stabilirea termenului de păstrare al fiecarui document creat.

Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este importantă pentru:

  • modul de constituire a unităților arhivistice
  • inventarierea și selecționarea acestora
  • stabilirea valorii informațiilor din documente

 

ORDONARE DOCUMENTE

 

În primul rând, vom ordona unitățile arhivistice cronologic și/sau după alte criterii, în funcție de specificul activității desfășurate: alfabetic, pe tip de document, pe termen de păstrare, etc.
Ordonarea corectă a arhivei va face ca operațiunile ulterioare de depozitare, consultare și selecționare să se desfășoare cât mai facil. Importanța acestei operațiuni constă în identificarea cu ușurință a documentelor cu termen de păstrare expirat, în momentul ajungerii la maturitate.

LEGĂTORIE DOCUMENTE

 

Odată ordonate documentele, acestea urmează să fie reunite în formatul agreat, pentru o mai mare ușurință în manipulare.

Pentru a asigura integritatea fizică a documentelor, acestea se leagă în coperți de carton, în unități care nu vor avea mai mult de 250-300 file.

 

NUMEROTARE DOCUMENTE

 

Fiecare filă din dosar, indiferent de dimensiune, se numerotează în colţul din dreapta sus, în ordine cronologică. Numărul de file al dosarului se va certifica pe coperta spate, în interior.

Prin acestă operațiune se poate avea o evidență clară a volumului de documente arhivate.

INSCRIPȚIONARE DOSARE

 

Pe coperta dosarului se menționează: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare.

Informațiile agreate pot fi generate sub formă de etichete autocolante, care se vor aplica pe copertă și pe cotorul dosarului.

 

INVENTARIERE DOCUMENTE

 

Ca etapă preliminară depozitării, vom genera un document în format electronic care va cuprinde toate informațiile necesare pentru gestionarea documentelor din arhiva prelucrată.

Pentru o trasabilitate optimă, fiecărei înregistrări din inventar i se va asocia un cod de bare aferent cutiei de depozitare în care urmează să fie introdus dosarul.

INTRODUCERE ÎN CUTIE

 

Odată luate în evidență, dosarele se vor introduce în cutii special concepute, respectând principiile ordonării, cât și în baza inventarului de depozitare.

Pe lângă siguranța fizică, cutiile cu documente pot fi manipulate cu ușurință pe parcursul transportului spre locația de depozitare indicată de aplicația dezvoltată intern – Bugsman.

 

SELECȚIONARE DOCUMENTE

 

Stabilește importanța documentelor în funcție de termenul de conservare, astfel se hotărăște păstrarea sau eliminarea lor definitivă. Documentele constituite au diferite termene de conservare, de la termene medii de 3-5-10 ani până la perioade îndelungate de 30-50-75 de ani, cât și permanent, stabilite în raport cu valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a arhivei.

Pentru o sortare corectă este necesară cercetarea integrală a arhivei şi a inventarelor aferente, indiferent de tipologia acestora, eliminând riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate.

Quick Contact Icon
Quick Menu Icon Contact
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.