Prelucrare arhivistică a documentelor

Primul pas în crearea și ordonarea arhivei conform prevederilor legislative în vigoare îl constitue întocmirea nomenclatorului arhivistic. Elaborarea acestuia face parte din serviciile de depozitare si arhivare documente puse la dispoziție de compania noastră.

Nomenclatorul arhivistic pune în ordine fluxul de lucru al documentelor și orientează întreaga organizare ulterioară a activității de arhivare, prin stabilirea termenului de păstrare al fiecarui document creat.

Gruparea documentelor pe baza unui nomenclator arhvistic este importantă pentru:

• modul de constituire a unităților arhivistice

• inventarierea și selecționarea acestora

• stabilirea valorii informațiilor din documente

ORDONARE DOCUMENTE

În primul rând, vom ordona unitățile arhivistice cronologic și/sau după alte criterii, în funcție de specificul activității desfășurate: alfabetic, pe tip de document, pe termen de păstrare, etc.
Ordonarea corectă a arhivei permite ca operațiunile ulterioare de depozitare, consultare și selecționare să se desfășoare cât mai facil. Importanța acestei operațiuni constă în identificarea cu ușurință a documentelor cu termen de păstrare expirat, în momentul ajungerii la maturitate.

Pe coperta dosarului se menționează: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare.

Informațiile agreate pot fi generate sub formă de etichete autocolante, care se aplică pe copertă și pe cotorul dosarului.

INVENTARIERE DOCUMENTE

Ca etapă preliminară depozitării, generăm un document în format electronic care cuprinde toate informațiile necesare pentru gestionarea documentelor din arhiva prelucrată.

Pentru o trasabilitate optimă, fiecărei înregistrări din inventar i se asociează un cod de bare aferent cutiei de depozitare în care urmează să fie introdus dosarul.