Arhivare electronică | SDA Servicii de Depozitare si Arhivare Documente

Pe o piață dinamică și într-un mediu de afaceri ce se adaptează constant la tot ceea ce înseamnă tehnologia informației, unde cele mai multe documente care circulă sunt generate și gestionate electronic, digitalizarea documentelor în vederea păstrării pe termen lung devine o necesitate.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă servicii complete de scanare și conversie digitală a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii OCR (Optical Character Recognition) și ICR (Intelligent character recognition), în condiții de maximă productivitate, calitate și acuratețe.

PREGĂTIRE DOCUMENTE

Se efectuează de către o echipă specializată, care verifică, evaluând starea fiecărui document și înlătură toate elementele metalice și plastice (capse, agrafe, folii etc). Documentele a căror stare nu permite scanarea vor fi transmise către specialiști în restaurare.

SCANARE DOCUMENTE INDIFERENT DE FORMAT ȘI VOLUM

Scanare și captură digitală a documentelor
Indexare fișiere conform solicitării pentru administrarea cât mai facilă a informațiilor
Scanarea oricărui tip de document, indiferent de dimensiune, calitatea hârtiei și volum
Transmitere informații scanate pe diferite suporturi de stocare pentru acces și consultări on-line, într-un mod securizat

Legislația privind arhivarea electronică

Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică
Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică
Legea nr. 451/1 noiembrie 2004 privind marca temporala
Legea nr. 148 din 23 iulie 2012 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice

Pentru restul actelor normative vă invităm să accesați linkul https://www.sda.ro/legislatie/

Avantajele arhivării electronice

Accesul la documente via browser web, prin intermediul unei singure interfețe, intuitive și ușor de utilizat
Posibilitatea lucrului colaborativ, stabilirea traseului pe care trebuie să-l parcurgă fiecare tip de document în interiorul companiei
Avantajul oferit de organizarea logica a arhivei fizice intrucât se realizează automat o legatură între arhiva fizica și cea electronica, în sensul că se pastreaza aceeași structură de organizare în cazul ambelor tipuri de arhivă, menționându-se în momentul arhivării și locația documentelor
Conversie rapida in format digital a documentelor pe hârtie prin utilizarea echipamentelor de captură și clasificarea automată a acestora folosind modelele (șabloanele) predefinite pentru Unitatea Arhivistică (UA), Unitatea Arhivistică Secundara (UAS) și Documente (DOC)
Recunoașterea optică a caracterelor (OCR) permite ca, după scanare, să se poată căuta text în interiorul documentului scanat, ceea ce duce la scăderea semnificativă a timpului de căutare
Acces la documente controlat, în mod securizat, indiferent de locația utilizatorului
Posibilitatea de a face comentarii în cadrul documentelor, fără a modifica documentul original