Archiv  – Gesamtheit der Dokumente, unabhängig von Form, Datenträger und Einschreibungsmethode, erschafft von und in Besitz jeglicher öffentlichen oder privaten juristischen Person, während der Ausübung ihrer Tätigkeit, als auch jeglicher natürlichen Person; ein Archiv kann aus eins oder mehrere Archivfonds bestehen;

Archivar – Angestellter, der die Dokumente eines Archivschöpfer / -besitzer verwalten und bearbeitet, Inhaber eines Abiturdiploms und eines Zeugnisses / einer Bescheinigung für die ausgeübten Tätigkeiten;

Archivexperte – Experte, der bei einem Archivschöpfer / -besitzer arbeitet und die Archive bearbeitet, verwaltet, aufbewahrt, anwendet und schützt, Inhaber eines Universitätszeugnisses vorgesehen durch Berufsstandard;

Archivschöpfer  – natürliche oder juristische Person, öffentlich oder privat, die während ihrer Existenz oder während ihrer Tätigkeit Archiv geschöpft hat oder schöpft;

Archivlager – eingerichtete Fläche für die Aufbewahrung, Konservierung und den Schutz der Archive;

Archivhalter – öffentliche oder private juristische Person, oder eine natürliche Person, die Dokumente zwecks Aufbewahrung besitzt, resultiert aus der eigenen Tätigkeit oder übernommen als Folge der Auflösung, Verschmelzung oder Umgestaltung von Archivschöpfer;

Archivfond – die Gesamtheit der Dokumente, unabhängig von ihrer Natur, erstellt und bekommen durch den Archivschöpfer während seiner Existenz;

Archivverzeichnis – Arbeitsinstrument für die Schaffung der Archiveinheiten auf organisatorische Strukturen, Thema und Aufbewahrungszeitspannen;

Archivbearbeitung – Gesamtheit der Operationen auf ein Archiv oder einen Teil eines Archivs für die Schaffung, Ordnung, Inventur und Auswahl mit dem Zweck der Eintragung und Anwendung der Dokumente.

Auswahl – Beseitigung der Archiveinheiten / Dokumente von einem Archivfond, wenn die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.

Archiveinheit (u.a.) – Element eines Archivfonds individualisiert durch den Inhalt und die Form, das eine bestimmte Position in der Evidenz besitzt.

Bewahrung – Verfahren und Operationen für die Sicherung des Überlebens einer authentischen Aufnahme, aus technischem und intellektuellem Gesichtspunkt.

Benutzer des elektronischen Archivs – jede Person autorisiert mit Zugang zu dem elektronischen Archiv.

Betriebserlaubnis – Dokument ausgestellt durch die Nationalarchive, das dem Wirtschaftssubjekt erlaubt, Dokumente aufzubewahren, zu konservieren, wiederherzustellen, zu binden, als Archiv zu bearbeiten und benutzen;

Dokument – Information eingetragen auf jeglichen Datenträger, erstellt oder bekommen und aufbewahrt von einem Archivschöpfer / -halter;

Extremjahre – Datum des ältesten und neuesten Dokuments innerhalb eines Archivfonds / einer Akte;

Elektronische Daten – Informationsdarstellungen in eine konventionelle Form für die Schöpfung, Bearbeitung, Übertragung, Empfang oder Lagerung durch elektronische Mittel.

Elektronisches Dokument – elektronische Sammlung von Daten, zwischen denen logische und funktionale Beziehungen bestehen und die durch Buchstaben, Zahlen oder andere Zeichen, mit verständlicher Bedeutung oder durch Bilder oder Laute, durch ein Informationsprogramm oder andere ähnliche Verfahren repräsentiert werden können.

Elektronisches archiviertes Dokument – glaubwürdige Darstellung, in elektronischem Format zugänglich der elektronischen Geräte für die Datenverarbeitung, eines Dokumentes auf Papier.

Elektronische Archivierung der Dokumente – Verfahren für das Umsetzen in elektronischem Format, zugänglich der elektronischen Geräte für die Datenverarbeitung, durch das Scannen des Dokumentes auf Papier, Klassifikation und Metadatenverbindung.

Elektronisches Archivierungssystem – Informationssystem bestimmt für die Sammlung, Abspeicherung, Organisierung und Analysierung der elektronisch archiveirten Dokumente für Aufbewahrung, Konsultation und Darstellung.

Elektronisches Archiv – das elektronische Archivierungssystem zusammen mit der Gesamtheit der elektronisch archivierten Dokumente.

Gründung – Operation für die Feststellung der Eigenschaft von Teil eines Archivfonds;

Inventur – Eintragung der Dokumente und Archiveinheiten eines Archivfonds, nachdem sie aufgrund bestimmter Kriterien geordnet sind, festgestellt durch das Archivverzeichnis;

Inhaber des Verfügungsrechtes auf das Dokument – natürliche oder juristische Person, Eigentümer oder gegebenenfalls Aussteller des Dokumentes, berechtigt den Zugang zu dem Dokument zu bestimmen und ändern, gemäß der anwendbaren Gesetzgebung.

Metadaten – Daten, die den Kontext, Inhalt und die Struktur der elektronisch archivierten Dokumente und deren Verwaltung mit der Zeit beschreiben.

Ordnung – Gruppierung der Archiveinheiten innerhalb eines Archivfonds nach einem bestimmten Kriterium: zeitlich, zeitlich-strukturell, strukturell-zeitlich, alphabetisch, nach Themen.

Speichermedien – Medien für die Aufnahme oder Darstellung eines elektronischen Dokumentes.

Verwalter des elektronischen Archivs – einen Benutzer, der die innerhalb des elektronischen Archivs elektronisch archivierten Dokumente verwaltet, als auch das elektronische Archivierungssystem.

Zugang zu dem Dokument – das Zugangsrecht zu dem Dokument gewährt durch den Inhaber des Verfügungsrechtes auf das Dokument.