Lager Kronstadt - Head Office
Straβe 13 Dezember 96A
Die Archivierung der Dokumente ist mit einem komplexen Vorbereitungs-, Sortierungs-, Ordnen-, Binden-, Nummerierung-, Einschreibungs- und Inventurverfahren verbunden für die Dokumenten abgegeben für Bearbeitung. Die Operationen erfolgen methodisch, mit spezialisiertem Personal. Die externe Archivierung ist eine praktische, kostengünstige und sichere Lösung für die Verwaltung der Firmendokumente und gewährleistet einfachen und schnellen Zugang zu den bearbeiteten Dokumenten.
SDA – Lagerung- und Archivierungsdienstleistungen beachtet alle Regeln der anwendbaren Gesetzgebung. Wir bieten unseren Partner und potenziellen Kunden Beratungsdienstleistungen an, betreffend die Archivierung der Dokumente, um die beste Lösung für jedes Projekt zu finden.
Wir stellen Ihnen zur Verfügung das Instrument, das Ordnung in den Arbeitverfahren mit Dokumenten schafft und die ganze spätere Organisierung der Archivierungstätigkeit orientiert, durch die Bestimmung der Zeitspanne für die Aufbewahrung jedes geschafften Dokumentes.
Die Gruppierung der Dokumente aufgrund der Archivierungsliste ist wichtig für:
Erstens werden wir die Archiveinheiten chronologisch und/oder nach anderen Kriterien einordnen, abhängig von dem Spezifikum der Tätigkeit: alphabetisch, nach Dokumentenart, nach Aufbewahrungszeit, usw.
Die korrekte Einordnung des Archivs erlaubt die spätere Lagerung-, Untersuchungs- und Auswahloperationen. Dieser Schritt ist äußerst wichtig für die leichte Identifizierung der Dokumente mit abgelaufenen Aufbewahrungszeitraum.
Nach der Einordnung der Dokumente, werden diese in das vereinbarte Format wiedervereinigt, zwecks einfacher Behandlung.
Um die physische Integrität der Dokumente zu sichern, werden diese in Kartonumschläge gebunden, in Einheiten, die 250-300 Blätter nicht überschreiten.
Jedes Blatt der Akte, egal wie groß, wird oben rechts chronologisch nummeriert. Die Anzahl der Aktenblätter erscheint auf die dritte Umschlagseite.
Dieser Operation sichert eine klare Evidenz des Volums der archivierten Dokumente.
Auf dem Umschlag des Aktenordners erscheint der Name des erstellenden Unternehmens und der Abteilung, das Inventuraktenzeichen, das Jahr, die Kennziffer der Liste, Anfangs- und Enddatum, Anzahl der Blätter, Volumen und Aufbewahrungszeitraum.
Die vereinbarten Informationen können als selbstklebende Etiketten generiert, aufgeklebt auf dem Umschlag und auf dem Rücken des Aktenordners.
Als Vorbereitungsschritt vor der Lagerung, werden wir ein elektronisches Dokument generieren, das alle Informationen beinhaltet, notwendig für die Verwaltung der Dokumente in das Archiv.
Für optimale Nachvollziehbarkeit bekommt jede Inventureintragung einen Barcode entsprechend der Kiste wo den Aktenordner gelagert wird.
Nach der Eintragung werden die Aktenordner in spezifische Kisten eingesetzt, mit Einhaltung der Ordnungsgrundsätzen und aufgrund der Lagerungsinventur.
Die Dokumentenkisten werden leicht behandelt während des Transports zu dem Lagerungsstandort, der von der intern entwickelten App – Bugsman – angegeben wird.
Dieser Schritt bestimmt die Wichtigkeit der Dokumente abhängig von der Aufbewahrungszeitspanne und so wird durch das Archivierungsgesetz deren Aufbewahrung oder endgültige Beseitigung entschieden. Die Dokumente haben verschiedene Aufbewahrungszeiten, von 3-5-10 Jahre bis 30-50-75 Jahre, oder auch permanent, bestimmt aufgrund des wissenschaftlichen Wertes oder der praktischen Nutzung des Archivs.
Für eine korrekte Sortierung ist die vollständige Untersuchung des Archivs und der Inventuren notwendig, unabhängig von deren Art, um das Risiko der Vernichtung von unwiederbringlichen Dokumenten zu beseitigen.
Straβe 13 Dezember 96A
A1 Bukarest - Pitesti, Kilometer 13, Ilfov
