Wer kann Dokumente in das SDA Archiv aufbewahren?

Natürliche und juristische Personen können in das SDA Archiv Dokumente aufbewahren, unabhängig von der Eigentumsform und Organisierungsform, die ihre Tätigkeit in Rumänien oder im Ausland führen, unter Einhaltung der internen und internationalen Gesetzgebung.

Warum ist die Externalisierung des Archivs und der Archivierungsdienstleistungen an SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL empfohlen?

Die Externalisierung des Archivs und der Archivierungsdienstleistungen, physisch oder elektronisch, ist empfohlen für:

• Die Minderung der Kosten betreffend die Archivräume und auch eine Erhöhung der Profitabilität bei der Benutzung dieser durch die Änderung der Bestimmung zu gewinnerzeugenden Tätigkeiten;
• Die Verbesserung der Teamarbeit durch Reduzierung der Zeit für die Suche und Teilung der Dokumente;
• Gewährleisten eines hohen Sekuritäts- und Sicherungsniveau für die Aufbewahrung der Dokumente;
• Lagerung und Archivierung der Dokumente mit der Einhaltung der anwendbaren Gesetzgebung und Normen im Bereich der Archivierung und Organisierung der Archivlagerräume.

Welche sind die Kosten mit der Dokumentenlagerung in den spezialisierten Lagern von SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

Grundsätzlich entsprechen die Kosten der Etappen für die Archivierung und Lagerung der Dokumente. Es gibt selbstverständlich Kosten in Zusammenhang mit der Vorbereitung und Archivierung der Dokumente, Kosten in Zusammenhang mit deren Behandlung, Lagerung und Zurverfügungstellung der archivierten Dokumente. Dank der Optimierung und Spezialisierung der SDA Dienstleistungen, ist die Gesamtsumme dieser Kosten geringer, manchmal um 50%, als die Summe der Kosten generiert durch individuelle Verwaltung des Archivs. Jeder Kunde hat verschiedene Bedürfnisse und die Kosten können nur als Folge einer sachbezogenen und unentgeltlichen Analyse durchgeführt durch das SDA Team. Sie können uns für eine Analyse kontaktieren, Sie haben nichts zu verlieren!

Was kann man archivieren und in den Räumen von SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare lagern?

Aus dem materiellen Gesichtspunkt, wegen des physischen und elektronischen Charakters des SDA Archivs, kann man physische und elektronische Dokumente lagern, die keine Gefahr für die Gesundheit und die Umwelt darstellen. Es gibt keine Beschränkungen betreffend die Kategorien und Arten von Dokumenten, die archiviert werden können.

Welche sind die Minimal- und Maximalgrenze der Menge der gelagerten Dokumente?

Die Mindestdokumentenmenge, die in das SDA Archiv gelagert werden kann, ist 12 Archivkartons, A4 Dokumente. Es gibt die Möglichkeit auch wenigere Dokumente zu lagern, aber diese ist die Mindestmenge, für die die Rechnung erstellt ist. Es gibt keine obere Grenze für die gelagerte Menge.

Welche ist die Lagerperiode für die Dokumente in das SDA Archiv?

Die Aufbewahrungszeit der Dokumente ist in der anwendbaren Gesetzgebung für jede Kategorie und Typ von Dokument angegeben. Als Folge der Analyse, wird unser Team die Aufbewahrungszeit für jedes Dokument in Ihrem Archiv feststellen. Die Aufbewahrungszeit kann bis zur 100 Jahre sein und 100 Jahre auch überschreiten. Die Lagerungs- und Archivierungslogistikeinheiten sind so gedacht und ausgestattet, dass sie die Bedingungen für solche Aufbewahrungszeiten erfüllen können. Die neuesten, schon eingebauten Technologien als auch die zukünftigen Technologien, die SDA noch einbauen wird, werden die langfristige Sicherheit des Archivs gewährleisten, durch optimale Bedingungen für Ihre Dokumente. In diesem Bereich ist es notwendig über die neuesten Technologien zu wissen und immer für einen neuen Schritt in die Zukunft bereit zu sein.

Wie wird die Nachvollziehbarkeit Ihrer Dokumente gewährleistet?

Für das Management des Archivs, benutzt SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL spezialisierte Software- und Hardwaresysteme. Die verwaltete Archiveinheiten sind Kartons, Akten und Dokumente. Die on-line Eintragung und Verfolgung der Bestellungen, auch durch Ihnen, als auch ein Verfolgungssystem aufgrund von Barcode-Technologie sichern auf transparenter Art die Nachvollziehbarkeit und die Geschichte Ihrer Dokumente.

Wie kann man die Dokumente aus der SDA Archiv konsultieren?

Unabhängig von dem materiellen Zustand des physischen oder elektronischen Dokumentes, ist für die Bearbeitung des Antrags die Eintragung einer on-line Bestellung notwendig. Diese Bestellung kann von Ihnen, oder auf Antrag, durch einen Operator eingetragen. Der Antrag zu dem Operator kann durch E-Mail oder Fax geschickt. Man kann Konsultationsanträge nicht durch Telefon oder andere Applikationen übertragen. Nach der Eintragung des Antrags, als Folge einer Bestätigung oder Genehmigung, aufgrund der Bedingungen für Zurverfügungstellung, erhalten Sie Zugang zu dem Dokument. Sie können auch unseren Dienst „Übertragung durch Fax oder E-Mail”, und das ersuchte physische Dokument wird gescannt und zu Ihnen durch den SDA Operator in Sicherheit geschickt.

Wie wird die Sicherheit Ihrer Dokumente gewährleistet?

Die Lagerräume von SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare in Brașov und Bukarest sind gemäß den neuesten Anforderungen und Normen im Bereich der Archivierung ausgestattet. Alles ist automatisiert, von den Feuerschutzinstallationen, Videoüberwachungsinstallationen, Zugangskontrolle und bis zur Kontrolle der Feuchtigkeit und Temperatur. Der Zugang zu den elektronischen Informationen und Dokumente erfolgt durch sichere Verbindungen, aufgrund von Passworte oder Token. Ferner sind alle Dokumente des SDA Archivs elektronisch unterzeichnet, für die Sicherung der Nicht-veränderung und der Echtheit und um den unautorisierten Zugang zu den Informationen zu verhindern.

Was ist die Auswahl der Dokumente und wie erfolgt das?

Unabhängig von der materiellen Form des Dokumentes, nach Ablauf der Aufbewahrungszeit, kann das Dokument vernichtet werden. Die Identifizierung und Markierung der Dokumente mit abgelaufenen Aufbewahrungszeit wird Auswahl genannt. Das Managementsystem des Archivs schickt periodisch die Situation der ausgewählten Dokumente.

Was passiert mit den ausgewählten Dokumenten?

Die elektronischen ausgewählten Dokumente, mit abgelaufenen Aufbewahrungszeit werden endgültig von dem elektronischen Archiv gelöscht, und die Speicherkapazität wird befreit. Für die physische ausgewählte Dokumente stellt SDA zur Verfügung der Dienst „sichere Vernichtung und Schreddern der Dokumente”, und nachher die Abfallverwertung gemäß der Umweltschutznormen.

Wo kann ich den Dienstleistungsangebot von SDA finden?

So einfach ist es! Für unseren Dienstleistungsangebot kontaktieren Sie uns!

Bitte fragen Sie nach Details!