Intrebări frecvente

Cine poate păstra documente în arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

În arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare pot păstra documentele persoanele fizice sau juridice, indiferent de forma de proprietate și organizare, care își desfășoară activitatea pe teritoriul României sau în exterior, în condițiile respectării legislației interne și internaționale.

 

De ce este necesară externalizarea arhivei și a serviciilor de arhivare către SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

Necesitatea externalizării arhivei și a serviciilor de arhivare este impusă de:

  • reducerea costurilor privind exploatarea spațiilor de arhivă și chiar o creștere a profitabilității utilizării acestora prin schimbarea destinației către activități generatoare de profit;
  • eficientizarea muncii de echipă prin reducerea timpului de regăsire și partajare a documentelor;
  • asigurarea unui nivel de securitate și siguranță superioare pentru păstrarea documentelor;
  • depozitarea și arhivarea documentelor în condiții impuse de respectarea legislației și a normelor în vigoare în domeniul arhivisticii și al organizării depozitelor de arhivă.

 

Ce costuri implică depozitarea documentelor în depozitele specializate exploatate de SDA –  Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

În principiu, costurile implicate sunt adiacente etapelor care trebuie parcurse pentru arhivarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor. Evident, regăsim costuri legate de pregătirea și arhivarea documentelor, costuri legate de preluarea și manipularea acestora, costuri legate de depozitare și de punerea la dispoziție a documentelor arhivate. Datorită optimizării și specializării serviciilor SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, suma totală a acestor costurilor este cu mult mai mică, uneori și cu până la 50%, decât suma costurilor generate de administrarea individuală a arhivei de către dumneavoastră. Fiecare client individual este un caz particular și costurile exacte pot fi stabilite doar în urma unei analize pertinente și gratuite, efectuate de echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL. Ne puteți contacta în vederea unei analize, nu aveți nimic de pierdut!

 

Ce se poate arhiva și stoca în spațiile special amenajate ale SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

Din punct de vedere material, având în vedere caracterul dual, atât fizic cât și electronic al arhivei SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, în aceasta se pot depozita documente în format fizic și electronic, care nu pun în pericol sănătatea și mediul. Nu există restricții privind categoriile și tipurile de documente ce pot fi arhivate.

 

Care este limita minimă și limita maximă a cantității de documente depozitate?

Cantitatea minimă de documente care se pot depozita în arhiva SDA  este de 12 cutii de arhivă, documente în format A4. Există posibilitatea de a stoca și mai putine documente, dar aceasta este cantitatea minimă pentru care se va emite factura. Nu există o limitare a cantității maxime ce poate fi depozitata.

Pe ce perioadă se pot păstra documentele în arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare?

Termenul de păstrare al documentelor este precizat în legislația actuală pentru fiecare categorie și tip de document în parte. În urma analizei efectuate de echipa noastră se va determina termenul de păstrare pentru fiecare document aflat în arhiva dumneavoastră. Termenul de păstrare poate ajunge și poate depăși si 100 de ani. Cele două depozite logistice de depozitare și arhivare sunt special concepute și dotate astfel încât să ofere garanția atingerii acestor termene de păstrare, fără implicații majore. Fără îndoială, cele mai noi tehnologii integrate deja, precum și tehnologiile viitoare pentru care SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare își manifestă în permanență disponibilitatea integrării, vor crește gradul de siguranță și de exploatare a arhivei pe termen lung, oferind condiții optime păstrării documentelor dumneavoastră. În domeniul nostru este esențial să fim la curent cu cele mai noi tehnologii și să fim mereu pregătiți pentru un nou pas către viitor.

 

Cum este asigurată trasabilitatea documentelor dumneavoastră?

Pentru managementul și gestiunea arhivei, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL folosește  sisteme software și hardware specializate. Unitățile arhivistice gestionate sunt cutii, dosare și documente. Facilitatea înregistrării și urmăririi comenzilor on-line, chiar de către dumneavoastră, precum și un sistem de urmărire bazat pe tehnologia codurilor de bare, asigură în mod transparent trasabilitatea și istoricul documentelor dumnevoastră.

 

Cum pot fi consultate documentele din arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

Indiferent de starea materială a documentului, fizic sau electronic, este necesară înregistrarea unei comenzi on-line pentru procesarea solicitării. Această comandă poate fi înregistrată chiar de dumneavoastră sau la cerere, de către un operator. Cererea către operator poate fi transmisa prin e-mail sau fax. Nu se pot transmite cereri de consultare prin telefon sau alte aplicații. Odată cererea înregistrată, în urma unei confirmări sau aprobări, conform condițiilor de punere la dispoziție, obtineți accesul la documentul solicitat. Puteți utiliza și serviciul nostru „Transmisii fax sau e-mail”, prin care documentul fizic solicitat este scanat și transmis către dumneavoastră de către operatorul SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, în mod securizat.

 

Cum este asigurată siguranța documentelor dumnevoastră?

Depozitele SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare din Brașov și București sunt echipate conform celor mai noi cerințe și norme în domeniul arhivării. Totul este automatizat, de la instalații de prevenire și stingere a incendiilor, instalații de monitorizare video 24/24, control acces și până la controlul umidității și temperaturii. Accesul la informațiile și documentele electronice se efectuează prin conexiuni securizate pe bază de parolă sau token de acces. În plus, toate documentele care sunt stocate în arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare sunt semnate electronic atât pentru a asigura neschimbarea și autenticitatea, cât și pentru a împiedica accesul neautorizat la informația conținută.

 

Ce reprezintă și cum se efectuează selecționarea documentelor?

Indiferent de forma materială a documentului, la expirarea termenului de păstrare, documentul poate fi distrus. Operația de identificare și evidențiere a documentelor cu termene de păstrare ajunse la final, se numeste selecționare. Sistemul de gestiune și management al arhivei va transmite periodic situația documentelor care fac obiectul selecționării.

 

Ce se întâmplă cu documentele selecționate?

Pentru documentele electronice, selecționate, și care au termenul de păstrare depășit, se va proceda la ștergerea definitivă a acestora din arhiva electronică, eliberând spatiul de stocare aferent. Pentru documentele fizice selecționate, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare va pune la dispoziție serviciul de „Distrugere și mărunțire securizată a documentelor”, urmat de valorificarea avantajoasă și ecologică a reziduurilor rezultate, în conformitate cu normele de protecție a mediului.

 

Cum pot beneficia de oferta de servicii a SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL?

Nimic mai simplu! Pentru a beneficia de oferta noastră de servicii trebuie doar să ne contactați.

 

Solicita detalii!

Quick Contact Icon
Quick Menu Icon Contact
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.