Depozit Brașov - Sediul Central
Str. 13 Decembrie 96A, Brașov
Pentru păstrarea în siguranță a documentelor, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare folosește cutii personalizate, fabricate special pentru a asigura protecție maximă a documentelor arhivate.
În cutia de arhivare standard (dimensiuni 335*300*295 mm la interior) pot fi introduse 4 bibliorafturi cu cotor 7,5 cm sau 10 dosare de 3 cm (300 file) și este proiectată pentru rezistenta sporita atât fizic, cât și din punct de vedere al factorilor de mediu (umiditate, temperatură, luminozitate si praf).
Cutiile de arhivare standard SDA sunt produse în conformitate cu prevederile din Legea nr. 249/2015 privind ambalajele, fiind colectabile și reciclabile 100%.
În arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare pot păstra documente persoanele fizice sau juridice, indiferent de forma de proprietate și organizare, care își desfășoară activitatea pe teritoriul României sau în exterior, în condițiile respectării legislației interne și internaționale.
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă clienților servicii profesionale complete de management al arhivei cu ACOPERIRE NATIONALA, in toate judetele tarii.
Necesitatea externalizării arhivei și a serviciilor de arhivare fizică sau electronică este recomandată pentru:
- reducerea costurilor privind exploatarea spațiilor de arhivă și chiar o creștere a profitabilității utilizării acestora prin schimbarea destinației către activități generatoare de profit;
- eficientizarea muncii de echipă prin reducerea timpului de regăsire și partajare a documentelor;
- asigurarea unui nivel de securitate și siguranță superioare pentru păstrarea documentelor;
- depozitarea și arhivarea documentelor în condiții impuse de respectarea legislației și a normelor în vigoare în domeniul arhivisticii și al organizării depozitelor de arhivă.
În principiu, costurile implicate sunt adiacente etapelor care trebuie parcurse pentru arhivarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor. Evident, regăsim costuri legate de pregătirea și arhivarea documentelor, costuri legate de preluarea și manipularea acestora, costuri legate de depozitare și de punerea la dispoziție a documentelor arhivate. Datorită optimizării și specializării serviciilor SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, suma totală a acestor costurilor este cu mult mai mică, uneori și cu până la 50%, decât suma costurilor generate de administrarea individuală a arhivei de către dumneavoastră. Fiecare client individual este un caz particular și costurile exacte pot fi stabilite doar în urma unei analize pertinente și gratuite, efectuate de echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL. Ne puteți contacta în vederea unei analize, nu aveți nimic de pierdut!
Din punct de vedere material, având în vedere caracterul dual, atât fizic cât și electronic al arhivei SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, în aceasta se pot depozita documente în format fizic și electronic, care nu pun în pericol sănătatea și mediul. Nu există restricții privind categoriile și tipurile de documente ce pot fi arhivate.
Cantitatea minimă de documente care se pot depozita în arhiva SDA este de 12 cutii de arhivă, documente în format A4. Există posibilitatea de a stoca și mai putine documente, dar aceasta este cantitatea minimă pentru care se va emite factura. Nu există o limitare a cantității maxime ce poate fi depozitată.
Termenul de păstrare al documentelor este precizat în legislația actuală pentru fiecare categorie și tip de document în parte. În urma analizei efectuate de echipa noastră se va determina termenul de păstrare pentru fiecare document aflat în arhiva dumneavoastră. Termenul de păstrare poate ajunge și poate depăși și 100 de ani. Unitățile logistice de depozitare și arhivare documente sunt special concepute și dotate astfel încât să ofere garanția atingerii acestor termene de păstrare, fără implicații majore. Fără îndoială, cele mai noi tehnologii integrate deja, precum și tehnologiile viitoare pentru care SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare își manifestă în permanență disponibilitatea integrării, vor crește gradul de siguranță și de exploatare a arhivei pe termen lung, oferind condiții optime păstrării documentelor dumneavoastră. În domeniul nostru este esențial să fim la curent cu cele mai noi tehnologii și să fim mereu pregătiți pentru un nou pas către viitor.
Pentru managementul și gestiunea arhivei, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL folosește sisteme software și hardware specializate. Unitățile arhivistice gestionate sunt cutii, dosare și documente. Facilitatea înregistrării și urmăririi comenzilor on-line, chiar de către dumneavoastră, precum și un sistem de urmărire bazat pe tehnologia codurilor de bare, asigură în mod transparent trasabilitatea și istoricul documentelor dumnevoastră.
Indiferent de starea materială a documentului, fizic sau electronic, este necesară înregistrarea unei comenzi on-line pentru procesarea solicitării. Această comandă poate fi înregistrată chiar de dumneavoastră sau la cerere, de către un operator. Cererea către operator poate fi transmisa prin e-mail sau fax. Nu se pot transmite cereri de consultare prin telefon sau alte aplicații. Odată cererea înregistrată, în urma unei confirmări sau aprobări, conform condițiilor de punere la dispoziție, obtineți accesul la documentul solicitat. Puteți utiliza și serviciul nostru „Transmisii fax sau e-mail”, prin care documentul fizic solicitat este scanat și transmis către dumneavoastră de către operatorul SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare SRL, în mod securizat.
Depozitele SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare din Brașov și București sunt echipate conform celor mai noi cerințe și norme în domeniul arhivării. Totul este automatizat, de la instalații de prevenire și stingere a incendiilor, instalații de monitorizare video 24/24, control acces și până la controlul umidității și temperaturii. Accesul la informațiile și documentele electronice se efectuează prin conexiuni securizate pe bază de parolă sau token de acces. În plus, toate documentele care sunt stocate în arhiva SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare sunt semnate electronic atât pentru a asigura neschimbarea și autenticitatea, cât și pentru a împiedica accesul neautorizat la informația conținută.
Indiferent de forma materială a documentului, la expirarea termenului de păstrare, documentul poate fi distrus. Operația de identificare și evidențiere a documentelor cu termene de păstrare ajunse la final, se numeste selecționare. Sistemul de gestiune și management al arhivei va transmite periodic situația documentelor care fac obiectul selecționării.
Pentru documentele electronice, selecționate, și care au termenul de păstrare depășit, se va proceda la ștergerea definitivă a acestora din arhiva electronică, eliberând spatiul de stocare aferent. Pentru documentele fizice selecționate, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă pune la dispoziție serviciul de „Distrugere și mărunțire securizată a documentelor”, urmat de valorificarea avantajoasă și ecologică a reziduurilor rezultate, în conformitate cu normele de protecție a mediului.
Vezi evidența fondurilor aflate în gestiunea operatorilor economici autorizați.
Nimic mai simplu! Pentru a beneficia de oferta noastră de servicii trebuie doar să ne contactați.
Str. 13 Decembrie 96A, Brașov
A1 București – Pitești, km 13, Ilfov
