Digitalizarea arhivelor.Beneficii și pași esențiali

În contextul actual al evoluției tehnologiei, arhivarea electronică a ajuns să fie o necesitate pentru orice firmă, transformând volume impresionante de documente pe suport de hârtie în informații digitale ușor de accesat.Digitalizarea arhivelor oferă soluții moderne, eficiente și sigure pentru gestionarea acestora.

Deși pare un proces complex și complicat la prima vedere, digitalizarea a devenit o necesitate pentru foarte multe companii și poate fi ușor de realizat în câțiva pași esențiali.

1.Evaluarea și selecția documentelor.Acest pas presupune identificarea tipurilor de documente, cu prioritizarea celor importante și frecvent accesate.

Pregătirea documentelor presupune îndepărtarea agrafelor, capselor și a altor elemente astfel încât documentele să fie pregătite pentru scanare
Scanarea documentelor
Indexarea presupune crearea unui sistem de organizare (nume, coduri, categorii)
Stocarea si backup-ul presupun stocarea documentelor într-o structură exactă de foldere și crearea unor copii de siguranță pe servere sau cloud

În România, Legea nr. 135/2007 stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate, iar operatiunile de prelucrare arhivistica a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996, cu modificările și completările ulterioare, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat.

Beneficiile digitalizării

Digitalizarea arhivei aduce mai multe beneficii, dintre care amintim:

-gestionarea eficientă a spațiului, prin transformarea volumului mare de documente pe suport de hârtie în documente electronice.Totuși, digitalizarea nu presupune automat renunțarea la arhiva fizică, ci mai degrabă o complementaritate între cele doua forme de stocare, în funcție de cerințele legale si operaționale ale organizației

-acces rapid la informații– documentele pot fi accesate instantaneu, de oriunde,fără a mai fi necesare operațiuni de căutare fizică prin dosare

-protejarea documentelor originale-documentele fragile sunt protejate de uzură si manipulare excesivă

-reducerea riscului de rătăcire sau distrugere accidentală a documentului

-securitate – documentele digitale pot fi protejate prin parole, criptare si drepturi de acces, prevenind pierderea accidentală sau accesul neautorizat

Recent, SDA a finalizat un astfel de proiect pentru un client din domeniul producției , care a ales să își digitalizeze arhiva de resurse umane, respectiv peste 350 de state de plata.Proiectul a fost finalizat într-o perioada de patru luni, iar faptul ca acum compania are o arhivă electronică a ajutat la reducerea volumului de muncă cu aproximativ 35%.

Concluzie

Digitalizarea arhivelor reprezintă un proces strategic care transformă modul în care gestionăm, protejăm și folosim informația.Este un pas extrem de important către un mediu de afaceri eficient și o societate pregătită să țină pasul cu evoluția tehnologiei.Indiferent de dimensiunea companiei dumneavoastră, digitalizarea arhivei este un demers care nu poate fi amânat.Pe cont propriu sau cu ajutorul unei firme specializate, puteți transforma o arhivă veche și ineficientă într-un sistem modern, sigur si eficient.

Reglementările legale în arhivarea documentelor

Într-un mediu de afaceri tot mai dinamic, fiecare companie întâmpină zilnic diferite provocari.Iar arhivarea documentelor poate reprezenta una dintre acestea, fiind un proces complex, dar care aduce cu sine multiple beneficii atunci cand este realizat corect și în acord cu prevederile legale.Legislația românească reglementează clar termenele de păstrare, tipurile de documente vizate și obligațiile firmelor în acest proces.

Pentru a vă oferi informații clare legate de reglementările legale care se aplică pentru păstrarea în conformitate a documentelor, vom prezenta în cele ce urmează cele mai importante prevederi ale Legii Arhivelor Naționale, Legii Contabilității dar și ale Codului Fiscal.

In România, cadrul legal al arhivării este reglementat de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, care stabilește modul de păstrare a documentelor, atât de către instituțiile publice, cât și private.

Legea Contabilității nr.82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de păstrare a documentelor conform informațiilor de mai jos.

Termenele de păstrare a documentelor contabile:

Documentele justificative și contabile se păstrează timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite, conform Codului Fiscal si Legii Contabilității.
Contractele încheiate cu furnizorii se păstrează timp de 10 ani de la data încetării acestora, din necesitatea de a se putea verifica ulterior obligațiile părților implicate în diverse operațiuni comerciale.

Termenele de păstrare a documentelor de resurse umane:

Statele de plată se păstrează timp de 50 de ani (în vederea calculării și recalculării pensiilor);
Dosarele de personal, Contractele de muncă, Convențiile civile de prestări servicii se păstrează minim 75 de ani de la data lichidării firmei.
Cereri de concediu, adeverințe, fișe de post, instruiri SSM se păstrează pentru o perioadă de 5-10 ani, în funcție de tipul documentului.

Documentele pot fi păstrate fizic sau digital, cu respectarea cerințelor din Legea 135/2007 privind arhivarea electronică.

Documente cu păstrare permanentă

Documentele care au valoare istorică, științifică, culturală sau juridică se predau Arhivelor Naționale după 30 de ani.

Sancțiuni pentru nerespectarea termenelor de păstrare

Amenzi pentru neîndeplinirea obligațiilor legale, care pot ajunge la 10.000-50.000 lei, în funcție de gravitate.
Distrugerea sau pierderea documentelor fără avizul Arhivelor Naționale poate atrage și răspundere penală.

La îndeplinirea termenelor, documentele pot fi distruse securizat conform procedurilor legale, cu excepția celor care au valoare istorică sau probatorie. Nerespectarea reglementărilor legale privind păstrarea documentelor financiare poate avea consecințe semnificative, printre care enumerăm: amenzi, repercusiuni legale sau audituri eșuate .

În concluzie, respectarea termenelor legale pentru păstrarea documentelor contabile nu este doar o obligație, ci și o asigurare că firma rămâne protejata, conform cu cerințele legale. Acum că dețineți o sinteză a celor mai importante informații, nu lăsați aceste aspecte să vă surprindă! Rămâneți cu un pas înainte și asigurați-vă că vă protejați afacerea apelând cu încredere la serviciile profesionale ale unei firme specializate în servicii de arhivare.

Importanta arhivarii corecte a documentelor

Arhivarea reprezinta unul din procesele inerente activitatii de zi cu zi a oricarei companii.Actualmente, majoritatea companiilor intampina provocari legate de gestionarea arhivelor, fie ca vorbim de o arhiva fizica sau electronica.Procesul de arhivare se refera la organizarea si stocarea informatiilor pe suport de hartie sau electronic, astfel incat acestea sa poata fi accesate atunci cand este necesar.

Arhivarea corecta a documentelor reprezinta un proces esential,atat pentru eficienta operationala, cat si pentru conformitatea cu reglementarile legale.La baza acestora din urma sta Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care stabileste principalele reguli privind arhivarea și gestionarea documentelor, dar si modul in care acestea trebuie pastrate, pentru a fi protejate împotriva distrugerii, degradării ori sustragerii.

O arhivare riguroasa si corecta presupune respectarea mai multor pasi:

Clasificarea documentelor in functie de tipul acestora si departamentele de la care provin;
Organizarea documentelor pe categorii in functie de data, tip, subiect sau alte criterii aplicabile
Stabilirea unui sistem de etichetare, astfel incat documentele sa fie usor de regasit
Implementarea politicilor de pastrare (de exemplu, Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabileste ca documentele de personal trebuie pastrate timp de 50 de ani)
Alegerea modului de stocare,respectiv fizic sau electronic, in functie de volumul de documente si de modul in care se doreste accesul la documente

Respectand pasii de mai sus, se poate organiza o arhiva eficienta si usor accesibila, care poate reduce semnificativ si costurile administrative.

Iata mai jos cateva dintre avantajele unei arhivari corecte si complete:

Accesibilitate rapida si eficienta: O arhivare corecta permite identificarea rapida a documentelor atunci cand sunt necesare, economisind timp si resurse
Asigurarea conformitatii cu normele legale in vigoare: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 impune pastrarea documentelor pentru o anumita perioada, iar arhivarea corecta asigura respectarea legislatiei specifice.
Protectia datelor sensibile:Arhivarea adecvata garanteaza securitatea informatiilor confidentiale si protejeaza datele personale sau comerciale sensibile impotriva accesului neautorizat sau a pierderii
Reducerea riscurilor de pierdere a informatiilor:documentele arhivate corespunzator sunt protejate de riscuri cum ar fi:incendii, inundatii, furturi sau deteriorari fizice.
Optimizarea spatiului:o arhivare adecvata ajuta la economisirea de spatiu prin organizarea eficienta a documentelor,fie ele fizice sau digitale

Importanța arhivării documentelor

Constituirea arhivei intr-un mod organizat aduce cu sine mai multe beneficii pentru organizatie:

Documentele sunt usor de regasit si pot fi prezentate cu usurinta in diferite situatii (controale, audituri).
Se reduce considerabil riscul pierderii datelor
Se asigura conformitatea cu prevederile legale

Compania SDA ofera din anul 2007 servicii de depozitare, arhivare si alte servicii conexe la cele mai inalte standarde.

Cum să optimizați arhiva pentru acces rapid la documente

Gestionarea arhivei reprezintă o provocare constantă. Documentele arhivate trebuie să fie accesibile, securizate și bine organizate pentru a sprijini deciziile rapide și a îndeplini cerințele legale. O arhivă depozitată și organizată eficient reprezintă economie de timp și asigurarea unui flux de lucru rapid. Iată câteva strategii detaliate pentru optimizarea arhivei.

Stabiliți un sistem de clasificare clar și uniform – Nomenclatorul Arhivistic

Documentele arhivate nerespectând un sistem de clasificare coerent pot încetini activitatea echipei. Un nomenclator arhivistic ajută la organizare:

Exemple de clasificare:

Tipologii de documente: contracte clienți, facturi, dosare personale, state de plată

Termene de păstrare: anual, trimestrial, lunar.

Digitalizați documentele esențiale și reduceți dependența de formatul fizic

Arhivarea electronică poate fi eficientă pentru anumite documente și în anumite circumstanțe.

Ce să digitalizați? Documentele cu circulație frecventă (contracte, dosarele personalului angajat).

Cum să digitalizați eficient?

Folosiți scanere de înaltă performanță care permit recunoașterea caracterelor (OCR).

Organizați documentele digitale în foldere corespunzătoare, pe departamente, ani si luni.

Definiți procese clare de arhivare și actualizare

Un protocol bine gândit asigură o gestionare eficientă a documentelor.

Arhivare activă: Documentele recent create si consultate frecvent trebuie stocate într-un spațiu accesibil.

Arhivare pasivă: Documentele vechi, dar obligatoriu de pastrat din punct de vedere legal, pot fi depozitate într-un spațiu conform și dedicat special arhivării

Reguli de actualizare: Stabiliți un proces periodic de selectionare (eliminare) a documentelor, în conformitate cu termenele legale

Realizați audituri periodice ale arhivei

O arhivă bine organizată necesită întreținere. Planificați audituri regulate:

Verificați structura: Este clasificarea actuală încă relevantă și eficientă?

Asigurați conformitatea: Confirmați că toate documentele ce se afla in termenul legal de pastrare sunt prezente și păstrate în formatul corect.

Revizuirea regulată a arhivei ajută la identificarea problemelor înainte ca acestea să devină critice.

Cum să implementați un sistem eficient de arhivare a documentelor

Organizarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor sunt aspecte esențiale pentru continuitatea operațională, conformitatea cu reglementările legale și optimizarea timpului de lucru. Indiferent de tipul de documente, arhivarea eficientă a acestora reprezintă o investiție ce poate asigura accesibilitatea și siguranța datelor pe termen lung. Iată câteva sfaturi practice pentru a pune în aplicare un sistem de arhivare eficient și durabil:

Definiți obiective clare pentru arhivarea documentelor

Înainte de a începe organizarea arhivei, este esențial să definiți scopul și obiectivele arhivării. Este acest sistem conceput pentru a asigura accesibilitate rapidă la documente? Sau este destinat exclusiv conformității cu reglementările? Stabilirea unor scopuri clare ajută la alegerea metodelor, formatelor și proceselor de arhivare.

Organizați arhiva cu ajutorul unui nomenclator arhivistic

Fiecare document trebuie încadrat cu ajutorul unei metodologii logice. Clasificarea poate fi realizată pe baza tipului de document (financiar, contracte, dosare de personal, documentație tehnică etc.) si a departamentului care utilizează documentele. Nomenclatorul arhivistic ajută la structurarea eficientă a documentelor din momentul crearii acestora

– Sfat practic: Daca nu aveti un Nomenclator Arhivistic, consultați legislația în domeniu și țineți cont de faptul că, după întocmire, Nomenclatorul Arhivistic trebuie aprobat de Arhivele Naționale.

Organizați procesul de depozitare și identificare a documentelor

Organizarea conformă și ordonarea corespunzătoare a documentelor aduce un plus de eficiență și poate reduce semnificativ timpul petrecut pentru sortarea și identificarea actelor.

– Sfat practic: Alegeți să depozitați arhiva în cutii numerotate, inscripționate, etichetate și sigilate corespunzător astfel încât documentele să fie identificate și accesate ușor. Grupați documentele în cutii, în functie de departamentul care le-a creat și de anul creării documentelor. Un inventar electronic al cutiilor eficientizează timpul de consultare.

Revizuiți constant arhiva pentru eficientizarea spațiului

Revizuiți constant arhiva pentru a identifica documentele care au depășit termenele de păstrare. Astfel, volumul de documente nu va deveni dificil de gestionat, eficientizând spațiul de depozitare. Tineți cont că distrugerea documentelor trebuie să fie conformă cu reglementările legale.

– Sfat practic: Verificați constant arhiva pentru a identifica documentele care au atins termenele de păstrare și pentru a facilita eliminarea acestora într-un mod organizat și sigur.

Implementați politici clare de acces și securitate

Protecția informațiilor sensibile este esențială pentru o arhivare eficientă. Asigurați-vă că accesul la documente este restricționat și disponibil doar angajaților care au nevoie de ele pentru îndeplinirea responsabilităților.

– Sfat practic: Utilizați un spațiu supravegheat video, cu acces controlat, care permite crearea unor profiluri de acces individualizate, cu permisiuni variate, pentru a asigura conformitatea și protecția datelor.

O arhivă bine pusă la punct aduce beneficii evidente: acces rapid la informații, securitate sporită a datelor și eficientizarea fluxului operațional. Echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă stă la dispoziție pentru detalirea acestor practici, dar și o evaluare gratuită a arhivei.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Ce trebuie făcut pentru evitarea amenzilor și răspunderii legale legate de păstrarea arhivei

Păstrarea și depozitarea corectă a documentelor este esențială pentru orice organizație din România, atât din perspectiva conformității legale, cât și pentru a evita riscurile semnificative asociate nerespectării reglementărilor. În contextul legislativ actual, Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilesc reguli clare privind gestionarea, arhivarea și distrugerea documentelor. Încălcarea acestor prevederi poate atrage amenzi semnificative și alte sancțiuni legale care pot afecta grav activitatea și reputația unei companii.

Începând cu depozitarea neconformă a arhivei și continuând cu lipsa organizării, toate aceste situații pot atrage răspunderi. În continuare, vom enumera cele mai importante aspecte de luat în considerare.

Corectitudinea, acuratețea și accesibilitatea documentelor: Legea impune ca toate documentele contabile să fie întocmite și arhivate într-o manieră clară, corectă și transparentă, pentru a putea fi utilizate facil pe parcursul timpului, dar în special în cadrul controalelor fiscale sau auditurilor.

Depozitarea lor în spații adecvate este, de asemenea, un aspect important de luat în considerare. Dacă depozitarea arhivei nu este conformă și se face în spații insalubre, umede, cu acces la lumina naturală directă și fără instalații speciale de prevenire a incendiilor aceste lucruri pot duce la deteriorarea documentelor și, implicit, la o serie de sancțiuni.

Perioada de păstrare a documentelor: Legea arhivării stabilește termene clare pentru păstrarea documentelor, în funcție de importanța acestora. De exemplu, documentele cu relevanță istorică se păstrează permanent, cele legate de activități administrative trebuie păstrate timp de 50 de ani, în timp ce alte documente pot fi distruse după expirarea termenului minim de păstrare. Nerespectarea acestor termene si a conditiilor de păstrare poate duce la pierderea unor documente importante și sancțiuni.

Gestionarea documentelor în conformitate cu Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 este esențială pentru evitarea amenzilor, altor riscuri legale și păstrarea unei bune reputații. Fiecare companie trebuie să implementeze un sistem solid de arhivare și să respecte toate reglementările privind păstrarea și distrugerea documentelor. Astfel, se pot preveni sancțiuni, se asigură conformitatea legală și se protejează activitatea pe termen lung.

Obligația de predare a documentelor către Arhivele Naționale: Conform legii, anumite categorii de documente, considerate de importanță istorică, trebuie predate Arhivelor Naționale.

Destructurarea și eliminarea documentelor: Legea impune proceduri stricte pentru distrugerea documentelor, inclusiv necesitatea unui aviz din partea Arhivelor Naționale în cazul unor documente considerate importante. Distrugerea sau pierderea neautorizată a documentelor poate atrage răspunderea penală a celor implicați.

Nerespectarea reglementărilor enumerate poate duce la o serie de amenzi semnificative, nepăstrarea documentelor conform Legii Contabilității pot ajunge până la 50.000 de lei, iar în cazul încălcării Legii Arhivelor Naționale, acestea pot fi de până la 25.000 de lei, în funcție de gravitatea încălcării, dar și sancțiuni penale, distrugerea sau pierderea documentelor importante poate atrage răspunderea penală, în special în cazurile în care documentele sunt necesare pentru controale fiscale sau judiciare.

Riscurile legale și sancțiunile din cauza nepăstrării corecte a documentelor sunt reale. Prin experiența de peste 17 ani, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare asigură conformitatea legală și siguranța documentelor. Alegeți să protejați compania de amenzi și sancțiuni, cu soluții profesionale și eficiente de arhivare. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și discutați cu reprezentanții noștri despre cele mai bune soluții pentru compania dvs.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Studiu de caz – Arhivarea electronică a statelor de plată

Arhivarea electronică a documentelor în vederea păstrării pe termen lung, în condiții de sigurantă și la o calitate ce nu se deteriorează, reprezintă o practică eficientă și modernă, care aduce multiple avantaje organizațiilor. În continuare, vom prezenta un studiu de caz care evidențiază beneficiile arhivării electronice a statelor de plată.

O companie de producție din Brașov, cu o tradiție de peste 50 de ani, a apelat la serviciile SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, în urma creșterii semnificative a cererilor de adeverințe din partea foștilor angajați, necesare depunerii dosarului de pensie. Aceasta se confrunta cu dificultăți cauzate de volumul mare de solicitări, dar și de resursele umane limitate, întrucât o singură persoană era responsabilă pentru căutarea și întocmirea adeverințelor.

În urma evaluării arhivei și a nevoilor companiei, specialiștii SDA au propus o soluție integrată, care a inclus scanarea statelor de plată, indexarea acestora pe ani, luni și secții, precum și crearea unei baze de date cu numerele de marcă ale angajaților. Astfel, fiecare stat de plată a fost organizat sistematic, facilitând accesul rapid la informații.

Implementarea acestei soluții a generat numeroase beneficii. În primul rând, fișierele PDF căutabile rezultate din procesul de scanare au fost stocate pe serverul companiei, devenind accesibile, simultan, pentru mai mulți angajați. Astfel, cererile de adeverințe au putut fi procesate în paralel, reducând considerabil timpul de așteptare.

În al doilea rând, baza de date creată, disponibilă în format Excel, a permis identificarea rapidă a secțiilor în care un angajat a lucrat, precum și a perioadelor corespunzătoare. Acest lucru a simplificat semnificativ procesul de căutare.

Un alt avantaj esențial a fost protejarea documentelor originale împotriva degradării fizice. Cercetarea și accesarea informațiilor s-au realizat exclusiv prin intermediul fișierelor digitale, eliminând riscul deteriorării arhivelor fizice. Nu în ultimul rând, digitalizarea arhivei a redus cu până la 50% timpul necesar pentru eliberarea adeverințelor.

Prin digitalizarea arhivei și optimizarea proceselor de gestionare a documentelor, compania din Brașov a reușit să îmbunătățească semnificativ eficiența operațională și să ofere un răspuns rapid cerințelor fostilor angajati. În această situație, beneficiile arhivării electronice sunt clare: reducerea timpului de căutare, protejarea documentelor și accesul facil la informații esențiale.

Dacă și compania dumneavoastră se confruntă cu dificultăți în gestionarea volumului de documente sau dorește să adopte o soluție modernă și eficientă de arhivare, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă poate oferi expertiză și servicii profesionale personalizate. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și pentru a descoperi cum soluțiile noastre de arhivare fizica si electronică vă pot optimiza procesele și securiza informațiile pe termen lung.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Experiența de peste 15 ani în managementul performant al arhivării și furnizarea de soluții personalizate pe cerințele clienților, ne-a învățat că eficientizarea acestei activități sprijină companiile și instituțiile să obțină reduceri importante de costuri.

Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Bune practici în organizarea și arhivarea documentelor: Noutăți pentru contabili

Arhivarea documentelor contabile este o practică stabilită prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legea Contabilității nr. 82/1991, însă, de multe ori, bunele practici privind arhivarea documentelor sunt neglijate sau inexistente. Prin acest articol, urmărim să explicăm de ce anumite proceduri în organizarea documentelor arhivate reprezintă o componentă esențială în asigurarea unei bune gestiuni, a conformității cu legislația și a accesibilității rapide a informațiilor arhivate. Prin urmare, iată câteva exemple din domeniu:

Un prim aspect foarte important este organizarea clară și sistematică a documentelor. În acest sens, este esențială realizarea unui nomenclator arhivistic. Nomenclatorul arhivistic ajută la arhivarea documentelor într-un mod organizat și eficient, oferind un cadru clar de clasificare a termenelor de păstrare, precizie în identificarea documentelor, conformitate legală și protecția informațiilor. Nu doar nomenclatorul este important, ci și, așa cum menționam anterior, gruparea documentelor într-o manieră corespunzătoare pe tipuri de documente și termene de păstrare. Păstrarea lor laolaltă, amestecate, fără o clasificare, etichetare sau structurare cronologică, îngreunează accesul la acestea.

Un al doilea aspect important este respectarea legislației în domeniul arhivării. Cunoașterea termenelor de păstrare ale documentelor financiar-contabile este esențială pentru respectarea reglementărilor legale, însă, în lipsa unei bune organizări, procesul de arhivare și depozitare poate deveni dificil. Respectarea legislației este strâns legată de realizarea unui nomenclator arhivistic și, pentru evitarea sancțiunilor, se recomandă documentarea frecventă pe acest subiect.

Revizuirea periodică și actualizarea arhivei. Pentru un proces mai eficient, se recomandă întotdeauna revizuirea arhivei. Atunci când documentele arhivate sunt depozitate într-un mediu organizat și conform, accesarea lor va fi mai facilă, indiferent de scop. Evaluarea periodică ușurează volumul de lucru pe termen lung și face arhiva mai ușor de gestionat.

Arhivarea corectă a documentelor financiar-contabile nu este doar o cerință legală, ci și un pilon fundamental pentru o bună gestionare. Adoptând aceste practici, se va asigura o arhivă bine organizată, sigură și ușor de gestionat, care va ajuta la menținerea departamentului pe drumul cel bun și la evitarea eventualelor probleme legale sau fiscale.

În încheiere, vom menționa și modalitatea de depozitare a arhivei. Atunci când arhivele sunt depozitate corespunzător, se evită riscul de distrugere, sustragere sau pierdere si se fac economii importante, atat financiare cat si in ceea ce priveste timpul alocat consultarii arhivei. Din acest motiv, externalizarea arhivei catre o companie autorizata sa presteze astfel de servicii este o optiune ce merita analizata cu atentie.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare încurajează investirea timpului și a resurselor în organizarea corectă a arhivei, indiferent dacă se optează pentru varianta fizică, digitală sau un mix între cele două. O arhivă bine întreținută este esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei afaceri!

Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Reglementările legale privind termenele de păstrare a documentelor financiare: Ce trebuie să știe fiecare contabil

Arhivarea documentelor contabile reprezintă, dacă nu se realizează corespunzător, o reală problemă pentru departamentele de contabilitate. Legea Arhivelor Naționale 16/1996 exprimă, explicit, necesitatea de a păstra documentele în condiţii corespunzătoare asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii, ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege. Pentru a înțelege ce reglementări legale se aplică pentru păstrarea, în conformitate, a documentelor contabile, vom extrage, în cele ce urmează, cele mai importante reglementări ale Legii Arhivelor Naționale, Legii Contabilității și Codului Fiscal.

Conform Legii, documentele financiar-contabile care trebuiesc arhivate și depozitate în mod obligatoriu sunt, tinând cont de importanța, respectiv termenul de păstrare, următoarele: documente de raportare și bilanț, declarația 112, statele de plată, documentele justificative, contabile și fiscale.

Documentele precum: raportare și bilanț, documentele legate de salarii (statele de plată, declarația 112 etc) care asigura continuitatea drepturilor de pensie ale angajaților, urmate de documentele financiar – contabile precum: registrul jurnal și registrul de casă, balanțele și conturile anuale, documentele justificative – facturi, chitanțe, note de intrare – recepție, dispoziții de plată – pot avea termene de pastrare diferite in functie de utilitatea acestora, conform legislatiei în vigoare – Legea Contabilității 82/1991, republicata si actualizata conform Legii nr 36 / 01.11.2023 și Codul fiscal (pag.5).

Toate aceste documente trebuie depozitate în condiții exemplare, într-un mediu sigur, ferit de deteriorări precum: umiditate, temperaturi extreme, foc, pentru o perioadă determinată, în nomenclatoare și registre bine întocmite, organizate cronologic și legate corespunzător respectând Legea Arhivelor Naționale. La îndeplinirea termenelor, documentele pot fi distruse securizat conform procedurilor legale, cu excepția celor care au valoare istorică sau probatorie. Nerespectarea conform reglementărilor legale privind păstrarea documentelor financiare poate avea consecințe semnificative printre care enumerăm: amenzi, repercusiuni legale, audituri eșuate și pierderi ale reputației.

În concluzie, respectarea termenelor legale pentru păstrarea documentelor contabile nu este doar o obligație, ci și o asigurare că departamentul rămâne protejat și conform cu cerințele legale. Acum că dețineți o sinteză a celor mai importante informații, nu lăsați aceste aspecte să vă surprindă! Rămâneți cu un pas înainte și asigurați-vă că vă protejați departamentul sau afacerea.

Cu stimă, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare – The best way to store your documents

Experiența de peste 15 ani în managementul performant al arhivării și furnizarea de soluții personalizate pe cerințele clienților, ne-a învățat că eficientizarea acestei activități sprijină companiile și instituțiile să obțină reduceri importante de costuri.

Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Functionar administrativ

Candidatul Ideal- Cerințe

reprezintă avantaj experiența în gestionarea documentelor:
reprezintă avantaj diploma de arhivar;
rigoare, minuțiozitate şi răbdare;
atenție concentrată şi distributivă;
cunoștințe de operare PC (MS Office);
spirit de echipă, comunicativ, receptiv;
disponibilitate pentru deplasări in ţară (frecvenţă redusă);
disponibilitate la efort fizic.

Responsabilități

prelucrează documentele conform instrucțiunilor primite (ordonare, legătorie, etichetare, inventariere, introducerea in cutii de arhivare, scanare, activități specifice domeniului de arhivare);
activități legate de asigurarea condițiilor de păstrare a documentelor;
gruparea documentelor, cronologic, pe tip de document, in funcţie de specificul arhivei şi a solicitării clienţilor;
prelucrarea arhivistică a documentelor conform legii: numerotare, decapsare, introducerea documentelor in coperţi de carton, inscripţionarea coperţilor;
inventarierea documentelor in funcţie de diferite criterii prestabilite;
împachetarea in cutii de arhivare;
întocmirea de rapoarte şi situații solicitate de către management;
îndeplinirea sarcinilor in timpul alocat;
execută orice alte dispoziţii date in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectării temeiului legal.

Oferim

stabilitate intr-o companie cu 15 ani de prezenţă în piaţă;
salariu fix+bonusuri in funcţie de performanţe;
card de sănătate la MedLife;
posibilităţi reale de avansare in funcţie de motivaţie şi determinare.

Vă rugăm să trimiteți CV-ul dvs. la adresa de e-mail: hr@sda.ro

Prin transmiterea datelor dvs. personale prin corespondența electronică adresată oricăror adrese de email cu terminația “sda.ro” sau “sofimat.ro”, prin intermediul retelelor de socializare sau prin aplicarea in cadrul unei platforme online de locuri de munca, va exprimati acordul expres si neechivoc ca aceste date sa fie prelucrate de companie si stocate pentru o perioada de 5 ani.
Prelucrarea datelor se va face in scopul angajarii dvs. in cadrul companiei. Pentru informatii detaliate va rugam sa consultati Politica de Confidențialitate la linkul https://www.sda.ro/politica-de-confidentialitate/

Aplică acum