Importanta arhivarii corecte a documentelor

Arhivarea reprezinta unul din procesele inerente activitatii de zi cu zi a oricarei companii.Actualmente, majoritatea companiilor intampina provocari legate de gestionarea arhivelor, fie ca vorbim de o arhiva fizica sau electronica.Procesul de arhivare se refera la organizarea si stocarea informatiilor pe suport de hartie sau electronic, astfel incat acestea sa poata fi accesate atunci cand este necesar.

Arhivarea corecta a documentelor reprezinta un proces esential,atat pentru eficienta operationala, cat si pentru conformitatea cu reglementarile legale.La baza acestora din urma sta Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care stabileste  principalele reguli privind arhivarea și gestionarea documentelor, dar si modul in care acestea trebuie pastrate, pentru a fi protejate  împotriva distrugerii, degradării ori sustragerii.

O arhivare riguroasa si corecta presupune respectarea mai multor pasi:

1. Clasificarea documentelor in functie de tipul acestora si departamentele de la care provin;
2. Organizarea documentelor pe categorii in functie de data, tip, subiect sau alte criterii aplicabile
3. Stabilirea unui sistem de etichetare, astfel incat documentele sa fie usor de regasit
4. Implementarea politicilor de pastrare (de exemplu, Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabileste ca documentele de personal trebuie pastrate timp de 50 de ani)
5. Alegerea modului de stocare,respectiv fizic sau electronic, in functie de volumul de documente si de modul in care se doreste accesul la documente

Respectand pasii de mai sus, se poate organiza o arhiva eficienta si usor accesibila, care poate reduce semnificativ si costurile administrative.

Iata mai jos cateva dintre avantajele unei arhivari corecte si complete:

1. Accesibilitate rapida si eficienta: O arhivare corecta permite identificarea rapida a documentelor atunci cand sunt necesare, economisind timp si resurse
2. Asigurarea conformitatii cu normele legale in vigoare: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 impune pastrarea documentelor pentru o anumita perioada, iar arhivarea corecta asigura respectarea legislatiei specifice.
3. Protectia datelor sensibile:Arhivarea adecvata garanteaza securitatea informatiilor confidentiale si protejeaza datele personale sau comerciale sensibile impotriva accesului neautorizat sau a pierderii
4. Reducerea riscurilor de pierdere a informatiilor:documentele arhivate corespunzator sunt protejate de riscuri cum ar fi:incendii, inundatii, furturi sau deteriorari fizice.
5. Optimizarea spatiului:o arhivare adecvata ajuta la economisirea de spatiu prin organizarea eficienta a documentelor,fie ele fizice sau digitale

Importanța arhivării documentelor

Constituirea arhivei intr-un mod organizat aduce cu sine mai multe beneficii pentru organizatie:

• Documentele sunt usor de regasit si pot fi prezentate cu usurinta in diferite situatii (controale, audituri).
• Se reduce considerabil riscul pierderii datelor
• Se asigura conformitatea cu prevederile legale

Compania SDA ofera din anul 2007 servicii de depozitare, arhivare si alte servicii conexe la cele mai inalte standarde.