Documentele trebuie depozitate și arhivate conform legislației in vigoare. Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (cu modificările și completările ulterioare), emitenții de documente au obligația de a le păstra pe perioade diferite, reglementate în funcție de tipologia și importanța lor.
Organizațiile pot alege intre a-și amenaja spații proprii unde sa păstreze documentele în condițiile prevăzute de lege sau să externalizeze managementul arhivei către un furnizor acreditat de servicii. Urmeaza in mod logic intrebarea; ce varianta să aleg pentru firma mea?
Prezentam câteva aspecte de luat în calcul atunci când optați pentru arhivarea documentelor la sediul propriu:
- Costurile generate de investițiile în infrastructură și cele operationale; spatiul fizic dedicat depozitarii arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefracție și de control al accesului precum și pregatirea personalului, conform normelor in vigoare
- Timpul pierdut cu identificarea și găsirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de organizare și îndosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.
- Gestionarea defectuoasă a arhivei poate duce la pierderea unor documente esențiale (financiar-contabile, de resurse umane, constitutive) și generează implicit necesitatea si costurile aferente refacerii. Procedura consumă timp și implică cheltuieli majore
- Arhivarea în spații inadecvate poate accelera degradarea fizică și deteriorarea in timp a documentelor cauzata de factori precum: praf, umiditate, seisme
Prin urmare, recomandarea specialiștilor este să reduceti riscurile și costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditată în depozitarea și arhivarea documentelor. Din anul 2007, SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare oferă servicii la un nivel ridicat de siguranta si confidențialitate unui număr mare de clienți din diverse domenii de activitate și companii de top din Romania.
Enumerăm doar câteva din beneficiile parteneriatului cu un furnizor autorizat în domeniul serviciilor profesionale de arhivare.
- optimizarea utilizării spațiului și a costurilor legate de depozitarea actelor
- consultanța arhivistică pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
- accesul facil și rapid la documente
- eficientizarea timpului de lucru al angajaților
- siguranța fizica a documentelor și securitatea informației
Managementul corect al arhivei poate aduce economii de până la 40% în bugetul destinat arhivării, dacă este aplicat în baza unei soluții adaptate companiei. Puteti decide ce variantă de organizare a arhivei vi se potrivește dar este bine să aveți întotdeauna în vedere:
- respectarea legislaței în vigoare
- creșterea și dezvoltarea activității
- realizarea de economii la buget
Despre organizarea eficientă a activitatii de arhivare puteți afla din GHIDUL GRATUIT „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”
