Cum să optimizați arhiva pentru acces rapid la documente

Gestionarea arhivei reprezintă o provocare constantă. Documentele arhivate trebuie să fie accesibile, securizate și bine organizate pentru a sprijini deciziile rapide și a îndeplini cerințele legale. O arhivă depozitată și organizată eficient reprezintă economie de timp și asigurarea unui flux de lucru rapid. Iată câteva strategii detaliate pentru optimizarea arhivei.

Stabiliți un sistem de clasificare clar și uniform – Nomenclatorul Arhivistic

Documentele arhivate nerespectând un sistem de clasificare coerent pot încetini activitatea echipei. Un nomenclator arhivistic ajută la organizare:

Exemple de clasificare:

Tipologii de documente: contracte clienți, facturi, dosare personale, state de plată

Termene de păstrare: anual, trimestrial, lunar.

Digitalizați documentele esențiale și reduceți dependența de formatul fizic

Arhivarea electronică poate fi eficientă pentru anumite documente și în anumite circumstanțe.

Ce să digitalizați? Documentele cu circulație frecventă (contracte, dosarele personalului angajat).

Cum să digitalizați eficient?

Folosiți scanere de înaltă performanță care permit recunoașterea caracterelor (OCR).

Organizați documentele digitale în foldere corespunzătoare, pe departamente, ani si luni.

Definiți procese clare de arhivare și actualizare

Un protocol bine gândit asigură o gestionare eficientă a documentelor.

Arhivare activă: Documentele recent create si consultate frecvent trebuie stocate într-un spațiu accesibil.

Arhivare pasivă: Documentele vechi, dar obligatoriu de pastrat din punct de vedere legal, pot fi depozitate într-un spațiu conform și dedicat special arhivării

Reguli de actualizare: Stabiliți un proces periodic de selectionare (eliminare) a documentelor, în conformitate cu termenele legale

Realizați audituri periodice ale arhivei

O arhivă bine organizată necesită întreținere. Planificați audituri regulate:

Verificați structura: Este clasificarea actuală încă relevantă și eficientă?

Asigurați conformitatea: Confirmați că toate documentele ce se afla in termenul legal de pastrare sunt prezente și păstrate în formatul corect.

Revizuirea regulată a arhivei ajută la identificarea problemelor înainte ca acestea să devină critice.

Cum să asigurați conformitatea cu legislația în arhivarea documentelor

Arhivarea documentelor este un proces esențial în orice organizație, indiferent de dimensiunea sau domeniul de activitate. Aceasta nu doar că facilitează accesul rapid la informații, dar ajută și la asigurarea conformității cu legislația în vigoare, protejând compania împotriva riscurilor legale și a sancțiunilor. În România, legislația în domeniul arhivării documentelor impune reguli clare, mai ales în ceea ce privește securitatea datelor, durata de păstrare și accesul la documente. În continuare, iată câteva sfaturi practice pentru a asigura conformitatea cu legislația în arhivarea documentelor.

Familiarizați-vă cu legislația

Este esențial să cunoașteți reglementările legale care se aplică în domeniul arhivării și să înțelegeți specificul acestora. În România, principalele acte normative care reglementează arhivarea documentelor includ:

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – reglementează păstrarea, organizarea și protejarea documentelor;
Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale – dispoziții privind durata de păstrare a anumitor documente financiare;
Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) – aplicabil pentru documentele ce conțin date personale
Legea Contabilității nr. 82/1991, Art. (20), Art. (21) – aplicabil pentru documentele contabile
Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996
Legea nr. 677/2001 si 137/2013
Ordinul de zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Nationale nr. 235/1996 – reglementări ale Arhivelor Naționale ale României

Asigurați-vă că vă actualizați periodic cunoștințele despre legislația în domeniul arhivării și că sunteți la curent cu toate modificările legislative care apar.

Stabiliți practici interne pentru arhivarea documentelor

O politică internă bine definită oferă îndrumare eficientă pentru toți angajații și asigură uniformitatea în procesul de arhivare. Pentru organizarea eficientă se recomandă realizarea Nomenclatorului Arhivistic.

Clasificarea pe tipuri de documente: facturi, contracte, state de plată, documente de resurse umane;
Durata de păstrare pentru fiecare tip de document, conform cerințelor legale;
Reguli de acces și de utilizare a documentelor arhivate, cu scopul de a proteja informațiile sensibile;
Modalități legale de distrugere a documentelor după expirarea termenului legal de păstrare.

Clasificați documentele în funcție de durata de păstrare și importanța lor

Pentru a putea asigura conformitatea cu legislația în vigoare organizați documentele în funcție de tipul lor și durata de păstrare. De exemplu:

Documente administrative și financiare – acestea trebuie păstrate de obicei între 5 și 50 ani, în funcție de tipul de document;
Documente legate de resurse umane – dosarele de personal trebuie păstrate o perioadă mai lungă, inclusiv după încetarea colaborării;
Documente de arhivă permanentă – anumite acte constitutive, hotărâri și documente istorice pot fi păstrate pe termen nelimitat.

Crearea unui nomenclator ajută la respectarea obligațiilor legale și la gestionarea eficientă a arhivei.

Alegeți soluții de arhivare fizică și/sau electronică

Există mai multe opțiuni de arhivare, iar alegerea unei metode depinde de resursele organizației și de cerințele legale. Cele mai utilizate soluții sunt:

Arhivarea fizică – pentru documente care necesită păstrare în original. Este important să aveți un spațiu dedicat și securizat pentru arhivă dotat cu sisteme de protecție împotriva incendiilor și acces controlat;
Arhivarea electronică – facilitează accesul rapid și economisește spațiu. Pentru documentele în format digital, folosiți un sistem de management al documentelor securizat și care respectă cerințele GDPR

Externalizarea arhivei aduce avantajul unei gestiuni mai eficiente a documentelor și conformitatea cu standardele de securitate.

Implementați măsuri de securitate pentru protecția documentelor

Pentru a evita pierderea datelor și accesul neautorizat, este crucial să implementați măsuri de securitate, precum:

Acces limitat – acordați acces la documentele arhivate doar persoanelor autorizate;
Protocoale, acces monitorizat și controlat – folosiți criptarea, parole complexe și în special pentru cele care conțin date sensibile.

Colaborați cu experți în arhivare

În funcție de complexitatea și volumul documentelor, poate fi necesar să colaborați o firmă autorizată în arhivarea documentelor. Aceasta vă poate oferi consultanță în crearea și implementarea politicilor de arhivare, conformitatea legală, dar și în stabilirea celor mai bune practici

Cum să implementați un sistem eficient de arhivare a documentelor

Organizarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor sunt aspecte esențiale pentru continuitatea operațională, conformitatea cu reglementările legale și optimizarea timpului de lucru. Indiferent de tipul de documente, arhivarea eficientă a acestora reprezintă o investiție ce poate asigura accesibilitatea și siguranța datelor pe termen lung. Iată câteva sfaturi practice pentru a pune în aplicare un sistem de arhivare eficient și durabil:

Definiți obiective clare pentru arhivarea documentelor

Înainte de a începe organizarea arhivei, este esențial să definiți scopul și obiectivele arhivării. Este acest sistem conceput pentru a asigura accesibilitate rapidă la documente? Sau este destinat exclusiv conformității cu reglementările? Stabilirea unor scopuri clare ajută la alegerea metodelor, formatelor și proceselor de arhivare.

Organizați arhiva cu ajutorul unui nomenclator arhivistic

Fiecare document trebuie încadrat cu ajutorul unei metodologii logice. Clasificarea poate fi realizată pe baza tipului de document (financiar, contracte, dosare de personal, documentație tehnică etc.) si a departamentului care utilizează documentele. Nomenclatorul arhivistic ajută la structurarea eficientă a documentelor din momentul crearii acestora

– Sfat practic: Daca nu aveti un Nomenclator Arhivistic, consultați legislația în domeniu și țineți cont de faptul că, după întocmire, Nomenclatorul Arhivistic trebuie aprobat de Arhivele Naționale.

Organizați procesul de depozitare și identificare a documentelor

Organizarea conformă și ordonarea corespunzătoare a documentelor aduce un plus de eficiență și poate reduce semnificativ timpul petrecut pentru sortarea și identificarea actelor.

– Sfat practic: Alegeți să depozitați arhiva în cutii numerotate, inscripționate, etichetate și sigilate corespunzător astfel încât documentele să fie identificate și accesate ușor. Grupați documentele în cutii, în functie de departamentul care le-a creat și de anul creării documentelor. Un inventar electronic al cutiilor eficientizează timpul de consultare.

Revizuiți constant arhiva pentru eficientizarea spațiului

Revizuiți constant arhiva pentru a identifica documentele care au depășit termenele de păstrare. Astfel, volumul de documente nu va deveni dificil de gestionat, eficientizând spațiul de depozitare. Tineți cont că distrugerea documentelor trebuie să fie conformă cu reglementările legale.

– Sfat practic: Verificați constant arhiva pentru a identifica documentele care au atins termenele de păstrare și pentru a facilita eliminarea acestora într-un mod organizat și sigur.

Implementați politici clare de acces și securitate

Protecția informațiilor sensibile este esențială pentru o arhivare eficientă. Asigurați-vă că accesul la documente este restricționat și disponibil doar angajaților care au nevoie de ele pentru îndeplinirea responsabilităților.

– Sfat practic: Utilizați un spațiu supravegheat video, cu acces controlat, care permite crearea unor profiluri de acces individualizate, cu permisiuni variate, pentru a asigura conformitatea și protecția datelor.

O arhivă bine pusă la punct aduce beneficii evidente: acces rapid la informații, securitate sporită a datelor și eficientizarea fluxului operațional. Echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă stă la dispoziție pentru detalirea acestor practici, dar și o evaluare gratuită a arhivei.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Întrebări și răspunsuri frecvente din domeniul arhivării

Domeniul arhivării este unul complex și implică o serie de procese laborioase, care dau curs, de cele mai multe ori, unor întrebări frecvente ale deținătorilor de arhivă. În continuare, răspundem la cele mai intâlnite.

Este obligatorie deținerea nomenclatorului arhivistic aprobat de Arhivele Naționale?

Da. La înființarea oricărei companii, se întocmește și se transmite spre aprobarea Arhivelor Naționale nomenclatorul arhivistic cu termenele de păstrare propuse pentru fiecare tip de document.

Care sunt cerințele legale privind termenele de păstrare a documentelor?

Cerințele privind durata de păstrare a documentelor variază în funcție de legislația națională, tipul de document (financiar, resurse umane, medical, juridic) și normele specifice fiecărui domeniu. Vezi Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. De asemenea, în nomenclatorul arhivistic trebuie să se regăsească termenele de păstrare pentru fiecare document.

Dacă externalizez serviciile de arhivare, cum este asigurată siguranța și confidențialitatea documentelor depozitate?

Siguranța documentelor este asigurată prin măsuri de securitate, precum:

Compania de arhivare către care se externalizează documentele trebuie să fie autorizată de Arhivele Nationale pentru activitatea de păstrare și conservare și să dețină autorizație de securitate la incendiu
Documentele trebuie păstrate în cutii specializate de arhivă
Identificarea cutiilor se face pe bază de cod de bare, fără a fi menționate alte informații pe ele

Accesul personalului responsabil cu manipularea arhivei este controlat prin intermediul sistemelor de supraveghere și al cardurilor de acces;

Între compania de arhivare și angajații acesteia trebuie să existe acorduri de confidențialitate.

Ce metode de accesare a documentelor sunt disponibile?

Clienții dețin un inventar electronic, care conține asocierea dintre fiecare unitate arhivistică și codul de bare al cutiei depozitate. Astfel, aceștia pot consulta documente/cutii livrate la sediul lor sau transmise scanate via e-mail.

Care sunt costurile implicate?

Structura costurilor pentru serviciile de arhivare și depozitare, inclusiv tarifele pentru scanare și acces la documente, nu este una standard. Prețurile se stabilesc în funcție de specificul fondului arhivistic și de necesitatile clientului.

Ce se întâmplă în cazul în care am un control și am nevoie urgent de documente?

Procedurile interne pentru solicitări au un flux bine stabilit și, din acest motiv, solicitările urgente pentru consultare se pot realiza într-un timp de până la 4 ore.

Dacă se optează pentru scanarea documentelor, formatul fizic poate fi distrus?

Nu. Documentele trebuie păstrate în forma fizică pe toată durata termenului de păstrare aferent fiecărei tipologii în parte.

Cum pot fi distruse în siguranță documentele a căror termen de păstrare a expirat?

Documentele pot fi distruse prin două metode:

Distrugerea simplă – presupune predarea documentelor către un reciclator autorizat, la nivel de container securizat;
Distrugerea securizată – presupune tocarea documentelor și predarea materialului rezultat către reciclatorul autorizat.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă soluții profesionale de arhivare și depozitare a documentelor, conform cerințelor legale și standardelor de securitate. Cu o expertiză solidă de peste 17 ani în acest domeniu, SDA asigură o gamă completă de servicii, de la crearea nomenclatoarelor arhivistice până la distrugerea în siguranță a documentelor.

Ce trebuie făcut pentru evitarea amenzilor și răspunderii legale legate de păstrarea arhivei

Păstrarea și depozitarea corectă a documentelor este esențială pentru orice organizație din România, atât din perspectiva conformității legale, cât și pentru a evita riscurile semnificative asociate nerespectării reglementărilor. În contextul legislativ actual, Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilesc reguli clare privind gestionarea, arhivarea și distrugerea documentelor. Încălcarea acestor prevederi poate atrage amenzi semnificative și alte sancțiuni legale care pot afecta grav activitatea și reputația unei companii.

Începând cu depozitarea neconformă a arhivei și continuând cu lipsa organizării, toate aceste situații pot atrage răspunderi. În continuare, vom enumera cele mai importante aspecte de luat în considerare.

Corectitudinea, acuratețea și accesibilitatea documentelor: Legea impune ca toate documentele contabile să fie întocmite și arhivate într-o manieră clară, corectă și transparentă, pentru a putea fi utilizate facil pe parcursul timpului, dar în special în cadrul controalelor fiscale sau auditurilor.

Depozitarea lor în spații adecvate este, de asemenea, un aspect important de luat în considerare. Dacă depozitarea arhivei nu este conformă și se face în spații insalubre, umede, cu acces la lumina naturală directă și fără instalații speciale de prevenire a incendiilor aceste lucruri pot duce la deteriorarea documentelor și, implicit, la o serie de sancțiuni.

Perioada de păstrare a documentelor: Legea arhivării stabilește termene clare pentru păstrarea documentelor, în funcție de importanța acestora. De exemplu, documentele cu relevanță istorică se păstrează permanent, cele legate de activități administrative trebuie păstrate timp de 50 de ani, în timp ce alte documente pot fi distruse după expirarea termenului minim de păstrare. Nerespectarea acestor termene si a conditiilor de păstrare poate duce la pierderea unor documente importante și sancțiuni.

Gestionarea documentelor în conformitate cu Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 este esențială pentru evitarea amenzilor, altor riscuri legale și păstrarea unei bune reputații. Fiecare companie trebuie să implementeze un sistem solid de arhivare și să respecte toate reglementările privind păstrarea și distrugerea documentelor. Astfel, se pot preveni sancțiuni, se asigură conformitatea legală și se protejează activitatea pe termen lung.

Obligația de predare a documentelor către Arhivele Naționale: Conform legii, anumite categorii de documente, considerate de importanță istorică, trebuie predate Arhivelor Naționale.

Destructurarea și eliminarea documentelor: Legea impune proceduri stricte pentru distrugerea documentelor, inclusiv necesitatea unui aviz din partea Arhivelor Naționale în cazul unor documente considerate importante. Distrugerea sau pierderea neautorizată a documentelor poate atrage răspunderea penală a celor implicați.

Nerespectarea reglementărilor enumerate poate duce la o serie de amenzi semnificative, nepăstrarea documentelor conform Legii Contabilității pot ajunge până la 50.000 de lei, iar în cazul încălcării Legii Arhivelor Naționale, acestea pot fi de până la 25.000 de lei, în funcție de gravitatea încălcării, dar și sancțiuni penale, distrugerea sau pierderea documentelor importante poate atrage răspunderea penală, în special în cazurile în care documentele sunt necesare pentru controale fiscale sau judiciare.

Riscurile legale și sancțiunile din cauza nepăstrării corecte a documentelor sunt reale. Prin experiența de peste 17 ani, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare asigură conformitatea legală și siguranța documentelor. Alegeți să protejați compania de amenzi și sancțiuni, cu soluții profesionale și eficiente de arhivare. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și discutați cu reprezentanții noștri despre cele mai bune soluții pentru compania dvs.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Studiu de caz – Arhivarea electronică a statelor de plată

Arhivarea electronică a documentelor în vederea păstrării pe termen lung, în condiții de sigurantă și la o calitate ce nu se deteriorează, reprezintă o practică eficientă și modernă, care aduce multiple avantaje organizațiilor. În continuare, vom prezenta un studiu de caz care evidențiază beneficiile arhivării electronice a statelor de plată.

O companie de producție din Brașov, cu o tradiție de peste 50 de ani, a apelat la serviciile SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, în urma creșterii semnificative a cererilor de adeverințe din partea foștilor angajați, necesare depunerii dosarului de pensie. Aceasta se confrunta cu dificultăți cauzate de volumul mare de solicitări, dar și de resursele umane limitate, întrucât o singură persoană era responsabilă pentru căutarea și întocmirea adeverințelor.

În urma evaluării arhivei și a nevoilor companiei, specialiștii SDA au propus o soluție integrată, care a inclus scanarea statelor de plată, indexarea acestora pe ani, luni și secții, precum și crearea unei baze de date cu numerele de marcă ale angajaților. Astfel, fiecare stat de plată a fost organizat sistematic, facilitând accesul rapid la informații.

Implementarea acestei soluții a generat numeroase beneficii. În primul rând, fișierele PDF căutabile rezultate din procesul de scanare au fost stocate pe serverul companiei, devenind accesibile, simultan, pentru mai mulți angajați. Astfel, cererile de adeverințe au putut fi procesate în paralel, reducând considerabil timpul de așteptare.

În al doilea rând, baza de date creată, disponibilă în format Excel, a permis identificarea rapidă a secțiilor în care un angajat a lucrat, precum și a perioadelor corespunzătoare. Acest lucru a simplificat semnificativ procesul de căutare.

Un alt avantaj esențial a fost protejarea documentelor originale împotriva degradării fizice. Cercetarea și accesarea informațiilor s-au realizat exclusiv prin intermediul fișierelor digitale, eliminând riscul deteriorării arhivelor fizice. Nu în ultimul rând, digitalizarea arhivei a redus cu până la 50% timpul necesar pentru eliberarea adeverințelor.

Prin digitalizarea arhivei și optimizarea proceselor de gestionare a documentelor, compania din Brașov a reușit să îmbunătățească semnificativ eficiența operațională și să ofere un răspuns rapid cerințelor fostilor angajati. În această situație, beneficiile arhivării electronice sunt clare: reducerea timpului de căutare, protejarea documentelor și accesul facil la informații esențiale.

Dacă și compania dumneavoastră se confruntă cu dificultăți în gestionarea volumului de documente sau dorește să adopte o soluție modernă și eficientă de arhivare, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă poate oferi expertiză și servicii profesionale personalizate. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și pentru a descoperi cum soluțiile noastre de arhivare fizica si electronică vă pot optimiza procesele și securiza informațiile pe termen lung.

Cu stimă,

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Experiența de peste 15 ani în managementul performant al arhivării și furnizarea de soluții personalizate pe cerințele clienților, ne-a învățat că eficientizarea acestei activități sprijină companiile și instituțiile să obțină reduceri importante de costuri.

Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Bune practici în organizarea și arhivarea documentelor: Noutăți pentru contabili

Arhivarea documentelor contabile este o practică stabilită prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legea Contabilității nr. 82/1991, însă, de multe ori, bunele practici privind arhivarea documentelor sunt neglijate sau inexistente. Prin acest articol, urmărim să explicăm de ce anumite proceduri în organizarea documentelor arhivate reprezintă o componentă esențială în asigurarea unei bune gestiuni, a conformității cu legislația și a accesibilității rapide a informațiilor arhivate. Prin urmare, iată câteva exemple din domeniu:

Un prim aspect foarte important este organizarea clară și sistematică a documentelor. În acest sens, este esențială realizarea unui nomenclator arhivistic. Nomenclatorul arhivistic ajută la arhivarea documentelor într-un mod organizat și eficient, oferind un cadru clar de clasificare a termenelor de păstrare, precizie în identificarea documentelor, conformitate legală și protecția informațiilor. Nu doar nomenclatorul este important, ci și, așa cum menționam anterior, gruparea documentelor într-o manieră corespunzătoare pe tipuri de documente și termene de păstrare. Păstrarea lor laolaltă, amestecate, fără o clasificare, etichetare sau structurare cronologică, îngreunează accesul la acestea.

Un al doilea aspect important este respectarea legislației în domeniul arhivării. Cunoașterea termenelor de păstrare ale documentelor financiar-contabile este esențială pentru respectarea reglementărilor legale, însă, în lipsa unei bune organizări, procesul de arhivare și depozitare poate deveni dificil. Respectarea legislației este strâns legată de realizarea unui nomenclator arhivistic și, pentru evitarea sancțiunilor, se recomandă documentarea frecventă pe acest subiect.

Revizuirea periodică și actualizarea arhivei. Pentru un proces mai eficient, se recomandă întotdeauna revizuirea arhivei. Atunci când documentele arhivate sunt depozitate într-un mediu organizat și conform, accesarea lor va fi mai facilă, indiferent de scop. Evaluarea periodică ușurează volumul de lucru pe termen lung și face arhiva mai ușor de gestionat.

Arhivarea corectă a documentelor financiar-contabile nu este doar o cerință legală, ci și un pilon fundamental pentru o bună gestionare. Adoptând aceste practici, se va asigura o arhivă bine organizată, sigură și ușor de gestionat, care va ajuta la menținerea departamentului pe drumul cel bun și la evitarea eventualelor probleme legale sau fiscale.

În încheiere, vom menționa și modalitatea de depozitare a arhivei. Atunci când arhivele sunt depozitate corespunzător, se evită riscul de distrugere, sustragere sau pierdere si se fac economii importante, atat financiare cat si in ceea ce priveste timpul alocat consultarii arhivei. Din acest motiv, externalizarea arhivei catre o companie autorizata sa presteze astfel de servicii este o optiune ce merita analizata cu atentie.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare încurajează investirea timpului și a resurselor în organizarea corectă a arhivei, indiferent dacă se optează pentru varianta fizică, digitală sau un mix între cele două. O arhivă bine întreținută este esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei afaceri!

Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Studiu de caz- Cum se obțin economii importante prin externalizarea arhivei de documente?

O soluție personalizată de arhivare configurată cu sprijinul unui partener autorizat în managementul arhivei poate genera reduceri importante de costuri pentru o firmă sau o instituție.

Ca și studiu de caz, prezentăm rezultatele unui proiect special de depozitare și arhivare, realizat de echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE pentru o companie multinațională industrială de top din Arad. În vederea soluționării problemei spațiului de depozitare pentru o cantitate considerabilă de documente, compania închiriase un spațiu extern în oraș, ceea ce implica costuri suplimentare lunare pentru plata chiriei, a utiliăților și sistemelor de siguranță aferente.

În incinta respectivă erau depozitate aproximativ 150 ML (metri liniari) de arhivă constiuită din documente financiar-contabile cu o vechime mai mare de 3 ani, dosare de personal, contracte expirate.

După analizarea situației din teren, a avut loc evaluarea gratuită a arhivei iar specialiștii SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o soluție personalizată care a presupus:

preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizate prin GPS a cantități de peste 150 ML arhivă;
prelucrarea documentelor prin ordonare pe departamente, tipologie și cronologie;
depozitarea arhivei fizice rezultate din procesul de prelucrare în depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, facilitate dotată cu sisteme moderne de securitate și supraveghere video conforme cu prevederile legislației în vigoare;
evidența documentului sub forma inventarului electronic și implicit, reducerea timpului de lucru în cazul consultărilor de documente.

Punerea în practică a soluției de arhivare s-a concretizat imediat în economii considerabile de timp și bani pentru client, costul depozitării documentelor fiind redus cu 40%.

Enumerăm doar câteva din beneficiile parteneriatului cu SDA – SERVICII DE DEPOZITARE SI ARHIVARE, companie acreditată, care activează din anul 2007 la nivel NAȚIONAL în managementul profesional al arhivei:

optimizarea logistică datorita depozitelor autorizate și securizate localizate în centrul României: București si Brașov;
siguranța fizică a documentelor, accesul facil și rapid la documente;
organizarea optimă, în conformitate cu legislația în vigoare, a arhivei existente dar și viitoare;
eficientizarea timpului de lucru al angajaților.

Continue reading →

Arhivarea cu mijloace proprii implică consum de timp și resurse umane!

Documentele fac parte din patrimoniul unei firme și trebuie depozitate și arhivate conform legislației in vigoare. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 – cu modificările și completările ulterioare – prevede ca emitenții de documente au obligația să le păstreze pe perioade diferite, reglementate în funcție de tipologia și importanța lor.

Investițiile semnificative implicate de asigurarea conformității legale a unui spațiu autorizat de depozitare nu sunt singurele eforturi financiare necesare atunci când decidem să gestionăm arhiva de documente prin mijloacele proprii ale companiei sau instituției.

Este recomandat să luăm în calcul consumul de timp dar și supraîncarcarea cu sarcini a personalului din departamentele de contabilitate/resurse umane/administrativ, etc. Ori de cate ori este nevoie de un document, acesta trebuie căutat în arhivă, consultat și apoi arhivat din nou, existând astfel pericolul pierderii sau deteriorarii sale. Iar în cazul în care avem de -a face cu un volum mare de acte ce necesită identificare rapidă și procesare, timpul alocat si suprasolicitarea personalului pot deveni copleșitoare.

Este bine, de asemenea, să ținem cont că fiecare organizație are obligația de a desemna un responsabil de arhivă, conform cadrului legal în vigoare. Pregătirea, atestarea și perfecționarea persoanei responsabile cu activitatea de arhivare se realizează prin cursuri realizate de operatori economici autorizați.

Prin urmare, pot fi reduse substanțial costurile aferente gestionării interne a arhivei de documente prin colaborarea cu o companie acreditată. SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă de peste 15 ani, servicii profesionale de management al arhivei la un nivel ridicat de siguranță și confidențialitate unui numar mare de clienți din diverse domenii de activitate și companii de top din România.

Enumerăm doar câteva din beneficiile parteneriatului cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie acreditată în managementul profesional al arhivei:

consultanță pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
optimizarea logistică datorita depozitelor autorizate și securizate localizate în centrul României: București si Brașov
siguranța fizică a documentelor și accesul facil și rapid la documente
eficientizarea timpului de lucru al angajaților

Din anul 2007 inovăm în permanență și oferim partenerilor beneficii multiple în termeni de reducere a costurilor care pot genera economii de până la 40% în bugetul destinat arhivării, cu efecte pozitive asupra profitabilității companiei. În plus, susținem organizațiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Ce presupune distrugerea confidențială a documentelor

Dacă deții o societate, cu siguranță cunoști faptul că există un ordin legislativ conform căruia păstrarea și conservarea documentelor este obligatorie, pentru o anumită perioadă de timp, în funcție de specificul activității. Ce se întâmplă însă după expirarea acestui termen? Ai ghicit: astăzi discutăm despre ce presupune o distrugere securizată de documente.

Așadar, pentru a fi în concordanță cu legislația în vigoare, actele interne vor fi distruse în mod securizat, evitând astfel expunerea corporației și riscurile implicite.

S-a constatat că în centrele de colectare ajunge zilnic un volum considerabil de informații confidențiale, aruncate necontrolat, ce conțin date legate de strategiile companiilor. Și am convingerea că nu dorești să îți compromiți poziționarea în piață, motiv pentru care te încurajez să te eliberezi de această grijă.

Apelând la instituții specializate pe distrugere securizată documente vei ști că informațiile sunt gestionate cu o deosebită atenție și totodată vei economisi timp și bani.

Ai citit articolul nostru despre „Standarde și certificări care garantează calitatea serviciilor oferite” ?

Distrugerea confidențială a documentelor, o masură de siguranță

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare documente prestează servicii de colectare și distrugere securizată documente, după ce, în prealabil informează clienții cu privire la etapele necesare pentru desfășurarea procedurii mai sus menționată.

Să ținem cont deci că, pentru preluarea și selectarea documentelor spre distrugere într-un tocător profesional, care împiedică reconstituirea acestora, este necesar avizul de selecționare de la Arhivele Naționale și ulterior, certificatul de distrugere și predarea deșeurilor către reciclatori autorizați.

Iar dacă nu conștientizezi încă ce beneficii aduce o distrugere securizată documente, iată, mai jos, o parte din ele:

organizația își păstrează reputația
se reduc costurile cu gestionarea informațiilor și bunurilor care nu mai sunt de folos
prin respectarea reglementărilor legale se evită amenzile sau procesele.
toate acestea conduc către productivitatea companiei deoarece se minimizează timpul pierdut și crește productivitatea angajaților care se vor concentra pe activitățile de bază.

Așadar, nu uita că informația a devenit un lucru valoros, dar vulnerabil în același timp, dacă ajunge pe mâini greșite.

Utile

Categorie: Utile