Documentele fac parte din patrimoniul unei companii și trebuie păstrate conform legislației în vigoare. Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 menționeaza obligațiile pe care le au entitațile ce creeaza documente dar și procedura de arhivare în timp ce Legea Contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de pastrare.
Exemplificăm câteva din aceste termene și reamintim că respectarea lor este o componenta importantă a managementului arhivei:
Registrele și documentele financiar – contabile
- 5 ani pentru: notele de receptie, bonurile de predare/transfer/consum, dispozițiile de livrare, fișele de magazie, chitanțele, dispozițiile de plata, deconturile de cheltuieli, notele de debitare-creditare, etc
- 10 ani pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiară, facturile clienți, facturile furnizori, declarațiile fiscale, registrul jurnal de vânzare-cumparare
Statele de salarii – termen 50 ani
Contractele cu furnizorii – termen 10 ani de la data încetării lor
Documentele de personal – minim 70 de ani de la data lichidării firmei
Respectarea termenelor de arhivare este doar o componentă a managementului performant al arhivei, apelarea la o companie specializată în astfel de servicii fiind soluția optimă pentru eficientizarea resurselor interne umane și financiare. Astfel compania sau instituția își poate concentra eforturile pentru creșterea activității și dezvoltare, degrevând echipa de sarcinile consumatoare de timp.
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.
De peste 14 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
