Cum să asigurați conformitatea cu legislația în arhivarea documentelor

Arhivarea documentelor este un proces esențial în orice organizație, indiferent de dimensiunea sau domeniul de activitate. Aceasta nu doar că facilitează accesul rapid la informații, dar ajută și la asigurarea conformității cu legislația în vigoare, protejând compania împotriva riscurilor legale și a sancțiunilor. În România, legislația în domeniul arhivării documentelor impune reguli clare, mai ales în ceea ce privește securitatea datelor, durata de păstrare și accesul la documente. În continuare, iată câteva sfaturi practice pentru a asigura conformitatea cu legislația în arhivarea documentelor.

Familiarizați-vă cu legislația

Este esențial să cunoașteți reglementările legale care se aplică în domeniul arhivării și să înțelegeți specificul acestora. În România, principalele acte normative care reglementează arhivarea documentelor includ:

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – reglementează păstrarea, organizarea și protejarea documentelor;
Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale – dispoziții privind durata de păstrare a anumitor documente financiare;
Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) – aplicabil pentru documentele ce conțin date personale
Legea Contabilității nr. 82/1991, Art. (20), Art. (21) – aplicabil pentru documentele contabile
Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996
Legea nr. 677/2001 si 137/2013
Ordinul de zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Nationale nr. 235/1996 – reglementări ale Arhivelor Naționale ale României

Asigurați-vă că vă actualizați periodic cunoștințele despre legislația în domeniul arhivării și că sunteți la curent cu toate modificările legislative care apar.

Stabiliți practici interne pentru arhivarea documentelor

O politică internă bine definită oferă îndrumare eficientă pentru toți angajații și asigură uniformitatea în procesul de arhivare. Pentru organizarea eficientă se recomandă realizarea Nomenclatorului Arhivistic.

Clasificarea pe tipuri de documente: facturi, contracte, state de plată, documente de resurse umane;
Durata de păstrare pentru fiecare tip de document, conform cerințelor legale;
Reguli de acces și de utilizare a documentelor arhivate, cu scopul de a proteja informațiile sensibile;
Modalități legale de distrugere a documentelor după expirarea termenului legal de păstrare.

Clasificați documentele în funcție de durata de păstrare și importanța lor

Pentru a putea asigura conformitatea cu legislația în vigoare organizați documentele în funcție de tipul lor și durata de păstrare. De exemplu:

Documente administrative și financiare – acestea trebuie păstrate de obicei între 5 și 50 ani, în funcție de tipul de document;
Documente legate de resurse umane – dosarele de personal trebuie păstrate o perioadă mai lungă, inclusiv după încetarea colaborării;
Documente de arhivă permanentă – anumite acte constitutive, hotărâri și documente istorice pot fi păstrate pe termen nelimitat.

Crearea unui nomenclator ajută la respectarea obligațiilor legale și la gestionarea eficientă a arhivei.

Alegeți soluții de arhivare fizică și/sau electronică

Există mai multe opțiuni de arhivare, iar alegerea unei metode depinde de resursele organizației și de cerințele legale. Cele mai utilizate soluții sunt:

Arhivarea fizică – pentru documente care necesită păstrare în original. Este important să aveți un spațiu dedicat și securizat pentru arhivă dotat cu sisteme de protecție împotriva incendiilor și acces controlat;
Arhivarea electronică – facilitează accesul rapid și economisește spațiu. Pentru documentele în format digital, folosiți un sistem de management al documentelor securizat și care respectă cerințele GDPR

Externalizarea arhivei aduce avantajul unei gestiuni mai eficiente a documentelor și conformitatea cu standardele de securitate.

Implementați măsuri de securitate pentru protecția documentelor

Pentru a evita pierderea datelor și accesul neautorizat, este crucial să implementați măsuri de securitate, precum:

Acces limitat – acordați acces la documentele arhivate doar persoanelor autorizate;
Protocoale, acces monitorizat și controlat – folosiți criptarea, parole complexe și în special pentru cele care conțin date sensibile.

Colaborați cu experți în arhivare

În funcție de complexitatea și volumul documentelor, poate fi necesar să colaborați o firmă autorizată în arhivarea documentelor. Aceasta vă poate oferi consultanță în crearea și implementarea politicilor de arhivare, conformitatea legală, dar și în stabilirea celor mai bune practici

Nomenclatorul Arhivistic stă la baza organizării arhivei

În orice companie sau instituție, arhivarea documentelor are CARACTER OBLIGATORIU conform prevederilor legislative în vigoare.

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC stă la baza organizării fondului arhivistic, acesta stabilind termenul de păstrare al fiecărui document creat iar întocmirea lui este primul pas care conduce la formarea și ordonarea arhivei.

Un nomenclator arhivistic reprezintă centralizarea la nivel de companie a documentelor pe compartimente, secțiuni și termene de păstrare, pentru ca mai apoi, informațiile să fie reunite în formatul agreat. Gruparea documentelor pe baza unui nomenclator arhvistic este importantă pentru:

modul de constituire a unităților arhivistice
inventarierea și selecționarea acestora
stabilirea valorii informațiilor din documente

Nomenclatorul arhivistic pune în ordine fluxul de lucru al documentelor și orientează întreaga organizare ulterioară a activității de arhivare, prin stabilirea termenului de păstrare al fiecarui document.

Ulterior, respectând prevederile Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996 , managementul companiei va trimite documentul către Arhivele Naționale pentru aprobare.

Elaborarea Nomenclatorului Arhivistic este doar o primă etapă dar extrem de importantă din fluxul prelucrării arhivistice.

Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.

Informațiile primite în cadrul consultanței arhivistice sunt de maximă importanță deoarece puteți identifica noi modalități de a face economii considerabile, reorientând resursele companiei spre zonele esențiale pentru dezvoltarea si creșterea afacerii. Studiile au demonstrat că managementul performant al arhivei poate aduce economii considerabile de până la 40% în bugetul destinat arhivării dacă este gândit și aplicat corect, plecând de la specificul companiei.

De peste 15 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Termene modificate pentru arhivarea documentelor contabile

Documentele fac parte din patrimoniul unei companii și trebuie păstrate conform legislației în vigoare. LEGEA ARHIVELOR NAȚIONALE NR.16/1996 menționeaza obligațiile pe care le au entitațile ce creează documente dar și procedura de arhivare în timp ce Legea Contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de pastrare.

Cea mai recentă modificare legislativă este adusă de Legea nr. 36/11.01.2023 pentru modificarea Legii Contabilității nr. 82/1991, precum și a Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

Sintetizăm mai jos cele mai importante prevederi cuprinse în noul act normativ:

Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligaţia legală de a depune declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani, se arată în document
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii
Registrul special și raportul fiscal de închidere zilnică se arhivează și se păstrează pe o perioadă de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost emise. Obligația privind arhivarea și păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare.

Toate modificările aduse de Legea nr.36/11.01.2023, pot fi vizualizate accesând linkul https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/263884.

Respectarea termenelor de arhivare este doar o componentă a managementului performant al arhivei, apelarea la o companie specializată în astfel de servicii fiind soluția optimă pentru eficientizarea resurselor umane și financiare. Astfel compania sau instituția își poate concentra eforturile pentru creșterea activității și dezvoltare, degrevând echipa de sarcinile consumatoare de timp.

SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

NOU! A fost modificat termenul de păstrare a statelor de salarii

LEGEA NR.195 DIN 4.07.2022 A MODIFICAT TERMENUL DE PĂSTRARE A STATELOR DE SALARII, ÎN ANUMITE CONDIȚII

Statele de salarii se vor păstra timp de 5 ani, față de 50 de ani, conform unei modificari legislative recente; respectiv Legea nr. 195 din 4 iulie 2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 – publicată în Monitorul Oficial nr. 668 din 4 iulie 2022.

„Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligaţia legală de a depune declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani”, prevede Legea nr. 195/2022

Prin urmare, statele de salarii vor putea fi păstrate numai cinci ani DOAR DACĂ angajatorul depune pentru veniturile vizate, declarația informativă privind impozitul reținut la sursă pe beneficiari de venit (formularul 205) sau declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate (formularul 112).

Legislația actualizată poate fi consultată la LEGE 195 04/07/2022 – Portal Legislativ (just.ro)

Arhivarea electronică și gestionarea simplă a documentelor

Conform cadrului legal referitor la păstrarea documentelor, fiecare companie este obligată să creeze condiții adecvate de organizare și conservare a actelor în fizic. Însă, odată cu digitalizarea, arhivarea electronică a luat amploare, ca etapă firească a evoluției.

Procedura presupune implementarea unui sistem informatic ce redă pe suport digital fondul arhivistic al unei companii.

În esență, arhivarea electronică reprezintă o modalitate de gestionare simplă a documentelor și se constituie în mai multe etape.

Pentru a veni în întâmpinarea dumneavoastră, un specialist de la SDA – Servicii Depozitare și Arhivare explică pașii de urmat, precum și avantajele procesului.

Astfel, totul pornește de la reglementările în vigoare, căci, în România există Legea 135/ 2002 privind regimul arhivării electronice, conform căreia stocarea datelor se face pe o platformă special construită și acreditată.

Mai mult decât atât, dacă faceți parte din categoria companiilor ce emit electronic facturi, bonuri fiscale sau chitanțe, iată că Legea 148 din 23 iulie 2012 vine să clarifice procedura și cerințele pe care comercianții trebuie să le îndeplinească.

Suplimentar, în strânsă legătură, organele abilitate au aprobat încă două acte normative:

Conform Legii 455 din 18 iulie 2001, procesul de arhivare la un furnizor de servicii acreditat implică aplicarea unor semnături pe documente, garantând în acest mod integritatea și autenticitatea.
În completare, Legea 451/ 1 Nov. 2004 face referire la marca temporală. Termenul însumează informații atribuite în mod unic unui document electronic (amprenta atașată documentului electronic supus marcării, data și momentul de timp aferente acestuia, informații de identificare a furnizorului de servicii de marcare temporală, numărul de ordine din registrul furnizorului).

Spre exemplu, factura în formă electronică va respecta conținutul stabilit de legile speciale și va prezenta marca temporală care certifică momentul emiterii și semnătura electronică a emitentului facturii.

Iar dacă analizăm în profunzime, acest tip de conservare documente implică o evaluare a arhivei fizice, stabilirea modalității de scanare și indexare, dar, mai ales, stocarea imaginilor pe suport electronic.

Vă recomandăm și articolul „Servicii profesionale de scanare a documentelor„.

Înțelegând că prin arhivarea electronică se obține accesul rapid și sigur la copia actelor, veți fi de acord cu avantajele implicite:

✔️evitați degradarea actelor ( așa cum se întâmplă cu cele pe suport hârtie)
✔️gestionați eficient spațiile de depozitare
✔️eliminați riscul de procesare eronată a datelor
✔️accesul la documente se face printr-o singură interfață, intuitivă și ușor de realizat
✔️aveți posibilitatea stabilirii traseului pe care trebuie sa-l parcurgă fiecare tip de document în interiorul companiei
✔️utilizarea echipamentelor de captură și clasificarea automată folosind șabloanele predefinite pentru Unitatea Arhivistică (UA), Unitatea Arhivistică Secundară (UAS) și Documente (DOC) conduc spre conversia rapidă în format digital a documentelor pe hârtie
✔️prin recunoașterea optică a caracterelor (OCR) se poate căuta text în interiorul documentului scanat
✔️se pot adăuga comentarii în cadrul documentului, fără modificarea originalului.

În consecință, SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare susține această practică și vă îndeamnă să aflați detalii despre acest serviciu precum și actele normative în vigoare, accesând linkurile: www.sda.ro/arhivare-electronica/ si www.sda.ro/legislație.

Termenele de păstrare ale documentelor de personal

În orice companie, arhivarea documentelor este obligatorie, așa cum arată legislația în vigoare, respectiv Legea Arhivelor Naționale nr. 16/ 1996 (Anexa 6), republicată, ce face referire la procedura de păstrare a documentelor de personal.

Și cum respectarea prevederilor constituie o parte importantă în managementul arhivei, experții recomandă colaborarea cu o companie specializată în astfel de servicii. Înțelegând că prin acest parteneriat eficientizați resursele interne umane și financiare, veți obține, totodată, o dezvoltare a activității, căci echipa va fi degrevată, în mod automat, de serviciile consumatoare de timp.

Așadar, atunci când discutăm despre termenele de păstrare ale documentelor de personal, iată, în cele ce urmează, ce ne arată cadrul legislativ:

statele de plată, de salarii trebuie păstrate pentru o perioadă de 50 de ani de la data creării lor

În timp ce,

dosarele de personal, contractele de muncă, convențiile civile de prestări servicii din departamentul Resurse Umane vor fi conservate 75 de ani de la data creării lor.

Acest termen de 75 de ani permite angajatorului să emită adeverințe sau să realize copii ale documetelor la solicitarea salariatului sau a fostului salariat.

SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE oferă companiilor și instituțiilor serviciul de întocmire și eliberare a documentelor necesare realizării dosarului de pensionare care aduce beneficii multiple clienților:

economie considerabilă de timp și bani;
operativitate și acuratețe în eliberarea documentelor, specialiștii noștri deținând expertiza și cunoștințele legislative actualizate
concentrarea resurselor organizației către activitățile generatoare de profit prin degrevarea personalului de sarcinile auxiliare consumatoare de timp.

În concluzie, nu neglijați procesul de arhivare și acordați atenție sporită aspectului legat de termenele de păstrare ale documentelor de personal, pentru a evita eventualele amenzi în cazul controalelor efectuate de organele abilitate.

Ce obligatii prevede legea referitor la arhivarea documentelor?

Cadrul legal, respectiv Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 acoperă responsabilitățile emitenților de documente în fiecare etapă; de la Evidența Documentelor, Păstrarea Documentelor, Selecționarea Documentelor și până la Depunerea Documentelor la Arhivele Naționale.

Legat de documentele contabile, să reținem articolele din Păstrarea documentelor (Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996) care stipuleaza condițiile în care trebuie păstrate acestea:

Art 12 (1): Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degrădarii, sustragerii ori comercializarii in alte condiții decât cele prevăzute de lege;
Art 12 (2): Persoanele juridice creatoare de documente sunt obligate să le pastreze în spații special amenajate pentru arhiva. Noile construcții ale creatorilor și deținătorilor de arhiva vor fi avizate de către Arhivele Naționale, numai daca au spații prevăzute pentru păstrarea documentelor;
Art 12 (4): Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcție de formatul și suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.

Tot legea reglementează cum trebuie realizată arhivarea corectă a documentelor. Accesați articolul detaliat pentru a vedea elementele de care trebuie să țineți cont pentru organizarea eficientă a arhivei dar și pentru identificarea rapidă a documentelor.

SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.

De peste 14 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.

Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO

Standarde și certificări care garantează calitatea serviciilor oferite

Subiectul legat de arhivare și depozitare documente este atât de amplu încât pare că nu se mai epuizează.

În calitate de administrator al unei societăți, trebuie să ai cunoștințe referitoare la legislația în vigoare, potrivit căreia ești obligat să păstrezi documentele o anumită perioadă de timp. Și cum majoritatea antreprenorilor își aleg un furnizor cu care să colaboreze, iată că se ridică întrebarea : care sunt standardele și certificările ce garantează calitatea serviciilor oferite?

Standarde care garantează calitatea serviciilor oferite

În mod evident, un aspect deosebit de important îl constituie echipamentul cu care este dotat depozitul. Spre exemplu, SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare , a ales să implementeze Sisteme de Management în conformitate cu standardele ISO. Astfel, compania este în măsură să ofere servicii calitative de depozitare documente.

Mai mult decât atât, să nu neglijăm faptul că există o serie de reguli referitoare la modul în care se constituie o arhivă și cum se păstrează actele. Din acest motiv, vom ține cont că depozitul trebuie să fie încadrat în gradul 1 de rezistență la foc, iar rafturile utilizate pentru depozitare documente vor fi fabricate din materiale incombustibile. În plus, instalațiile electrice din depozit trebuie să ofere posibilitatea de a fi deconectate din exteriorul încăperii.

Vorbim despre standarde și atunci când ne gândim la condițiile de mediu, căci, o bună păstrare a documentelor este condiționată de temperatura și umiditatea din încăpere.

Vă recomandăm cu căldură și articolulVă recomandăm cu căldură și articolul „Avem grijă de siguranța documentelor voastre!„.

Gândiți-vă că hârtia, fiind un material ușor degradabil, are nevoie de condiții speciale. E lesne de înțeles de ce, în depozit, temperatura trebuie să se încadreze în intervalul +15- +24 grade Celsius, iar umiditatea relativă a aerului între 50%-60%.

Unitățile care asigură servicii de depozitare documente vor monitoriza, prin intermediul personalului calificat și a sistemelor ultramoderne de monitorizare, păstrarea acestor condiții și se vor asigura că depozitele sunt echipate cu mijloace de stingere (stingătoare cu gaze inerte, zăpadă carbonică), cu instalații de alarmare și antiincendiu.

Un ultim element de punctat rămâne cel legat de avize, pentru că orice construcție care este destinată arhivării și depozitării, trebuie să obțină aviz de la Arhivele Naționale. Totuși, acest fapt devine posibil numai după ce s-au primit avize de la unitățile teritoriale ale IGSU și Protecției Mediului.

Certificări care garantează calitatea serviciilor oferite

Certificări ISO precum 9001 sau 27001/27002, vor garanta calitatea serviciilor, deoarece vom ști că furnizorul ales să se ocupe de depozitare documente este orientat către client și are o abordare bazată pe managementul proceselor organizației.

Compania dispune de toate autorizațiile emise de către Arhivele Nationale și este certificată conform standardelor ISO 14001-Sistemul de Management de Mediu, OHSAS 18001- Sistemul de Management al Securității Ocupaționale și SR ISO/IEC 27001- Sistemul de Management al Securității Informației.

Nu v-am convins? O vor face, în mod sigur, cei de la SDA, servicii de depozitare și arhivare documente!

Ce presupune prelucrarea arhivistică

Procesul de arhivare documente se definește printr-o acțiune vastă și bine structurată, ce necesită respectarea riguroasă a anumitor criterii. Modul de prelucrare a informațiilor este prevăzut în Legea Arhivelor Naționale și se poate desfășura atât la sediul companiei dumneavoastră, cât și la sediul furnizorului de servicii.

Foarte important de specificat este faptul că o arhivare documente corectă implică mai multe etape, după cum urmează :

1. FONDAREA

Reprezintă baza acestei proceduri și presupune delimitarea documentelor și stabilirea apartenenței la fondul arhivistic.

2. SORTAREA ȘI ORDONAREA

Nomenclatorul arhivistic reglementează gruparea unităților arhivistice după criterii ce țin de ordinea alfabetică, cronologică sau de compartimente.

3. CONSTITUIREA

Uneori, o arhivare documente necesită aranjarea filelor în dosare, astfel încât actele mai vechi să rămână deasupra, iar cele mai noi, dedesubt.

4. LEGATORIE/COPERTARE DOSARE

Se realizează conform normelor legale aflate în vigoare. Astfel, un dosar nu trebuie să depășească 250-300 de file. Pe fața și pe cotorul acestuia se vor lipi etichete ce vor cuprinde informații legate de :numele companiei, conținutul dosarului, anii extremi, termenul de păstrare.

5. NUMEROTARE FILE

Filele se notează cu creionul în colțul din dreapta sus și se certifică pe ultima pagină a dosarului.

6. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CONFORM NOMENCLATORULUI

După ordonarea și legarea documentelor se întocmesc listele de inventar, pe ani și termene de păstrare, urmând a fi predate către beneficiar, atât pe suport de hârtie cât și în format electronic.

7. SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR CU TERMENUL DE PĂSTRARE EXPIRAT

Prin această operațiune se stabilește valoarea practică sau istorică a documentelor și se decide păstrarea sau eliminarea din arhivă, conform normelor în vigoare.

Nu uitați însă că eliminarea și scoaterea din evidență a acestora se poate realiza doar cu aviz din partea Arhivelor Naționale.

8. AȘEZAREA ÎN CUTII DE ARHIVARE

Procesul de arhivare documente implică și păstrarea în cutii standard, etichetate cu număr de inventar, anul și tipul actului.

9. ORGANIZAREA PE RAFT

Prin ordonarea pe rafturi numerotate se facilitează identificarea rapidă a documentelor. Așezarea se face pe compartimente, iar în cadrul lor, pe termene de păstrare.
Așadar, apelați cu încredere la servicii specializate în arhivare documente și găsiți soluția ideală pentru fiecare proiect în parte.

Dezavantajele gestionării arhivei în interiorul companiei

Activitatea unei companii se justifică printr-o serie de evidențe ce o atestă, motiv pentru care serviciile de arhivare documente au devenit obligatorii și au fost supuse unor reguli bine gândite.

În fapt, conform Legii Arhivelor Naționale, instituțiile creatoare și deținătoare de documente au obligația de a le păstra, în funcție de tipul lor, pe o perioadă de la cinci până la o sută de ani și chiar mai mult. Aceeași lege impune ca documentele să fie păstrate în spații special amenajate pentru arhivă, astfel încât să fie protejate împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării. Mai mult decât atât, acestea trebuie să fie gestionate de personal specializat în managementul arhivelor.

Pentru a îndeplini cerințele, companiile au libertatea să aleagă între a-și amenaja spații proprii în care să păstreze documentele în condițiile prevăzute de lege, sau să externalizeze managementul arhivelor către un furnizor de servicii acreditat.

Urmează, în mod logic, întrebarea: care sunt dezavantajele gestionării arhivei în interiorul companiei?

arhivare externalizata a documentelor

Iată o serie de elemente de luat în calcul atunci când optați pentru arhivare documente în sediul propriu:

Probabil cel mai important aspect îl reprezintă costurile generate de investițiile în infrastructură și cele operaționale. Astfel, inițial trebuie să aveți în vedere : spațiul fizic dedicat depozitării arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefracție și de control al accesului precum și specializarea personalului, conform normelor în vigoare.
Merg mai departe și reamintesc faptul că, gestionarea defectuoasă a arhivei poate conduce la lipsa unor documente financiar-contabile și crează implicit costuri de refacere pentru că, intervine Legea Contabilității care prevede obligativitatea refacerii acestora. Procedura consumă timp și atrage cheltuieli majore neprevăzute.
Deteriorarea în timp a documentelor tipărite pe hârtie, cauzată de factori precum: praf, umiditate, etc, este un alt element care face obiectul discuției noastre. Să ținem deci cont că arhivarea documentelor în spații inadecvate poate accelera degradarea fizică.
Pe final, fac referire la timpul pierdut în identificarea și găsirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de îndosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.

Prin urmare, recomandarea specialiștilor este să reduceți riscurile și costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditată. Aceasta va oferi servicii de arhivare documente la un nivel ridicat de siguranță, pe toată durata păstrării.

Legislatie

Categorie: Legislatie