Arhivarea electronică a documentelor în vederea păstrării pe termen lung, în condiții de sigurantă și la o calitate ce nu se deteriorează, reprezintă o practică eficientă și modernă, care aduce multiple avantaje organizațiilor. În continuare, vom prezenta un studiu de caz care evidențiază beneficiile arhivării electronice a statelor de plată.
O companie de producție din Brașov, cu o tradiție de peste 50 de ani, a apelat la serviciile SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, în urma creșterii semnificative a cererilor de adeverințe din partea foștilor angajați, necesare depunerii dosarului de pensie. Aceasta se confrunta cu dificultăți cauzate de volumul mare de solicitări, dar și de resursele umane limitate, întrucât o singură persoană era responsabilă pentru căutarea și întocmirea adeverințelor.
În urma evaluării arhivei și a nevoilor companiei, specialiștii SDA au propus o soluție integrată, care a inclus scanarea statelor de plată, indexarea acestora pe ani, luni și secții, precum și crearea unei baze de date cu numerele de marcă ale angajaților. Astfel, fiecare stat de plată a fost organizat sistematic, facilitând accesul rapid la informații.
Implementarea acestei soluții a generat numeroase beneficii. În primul rând, fișierele PDF căutabile rezultate din procesul de scanare au fost stocate pe serverul companiei, devenind accesibile, simultan, pentru mai mulți angajați. Astfel, cererile de adeverințe au putut fi procesate în paralel, reducând considerabil timpul de așteptare.
În al doilea rând, baza de date creată, disponibilă în format Excel, a permis identificarea rapidă a secțiilor în care un angajat a lucrat, precum și a perioadelor corespunzătoare. Acest lucru a simplificat semnificativ procesul de căutare.
Un alt avantaj esențial a fost protejarea documentelor originale împotriva degradării fizice. Cercetarea și accesarea informațiilor s-au realizat exclusiv prin intermediul fișierelor digitale, eliminând riscul deteriorării arhivelor fizice. Nu în ultimul rând, digitalizarea arhivei a redus cu până la 50% timpul necesar pentru eliberarea adeverințelor.
Prin digitalizarea arhivei și optimizarea proceselor de gestionare a documentelor, compania din Brașov a reușit să îmbunătățească semnificativ eficiența operațională și să ofere un răspuns rapid cerințelor fostilor angajati. În această situație, beneficiile arhivării electronice sunt clare: reducerea timpului de căutare, protejarea documentelor și accesul facil la informații esențiale.
Dacă și compania dumneavoastră se confruntă cu dificultăți în gestionarea volumului de documente sau dorește să adopte o soluție modernă și eficientă de arhivare, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă poate oferi expertiză și servicii profesionale personalizate. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și pentru a descoperi cum soluțiile noastre de arhivare fizica si electronică vă pot optimiza procesele și securiza informațiile pe termen lung.
Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare
Experiența de peste 15 ani în managementul performant al arhivării și furnizarea de soluții personalizate pe cerințele clienților, ne-a învățat că eficientizarea acestei activități sprijină companiile și instituțiile să obțină reduceri importante de costuri.
Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO