Arhivarea electronică se dovedește a fi o soluție eficientă pentru multiple provocări cu care se poate confrunta o companie de dimensiune medie sau mare.
În continuare, vă prezentăm un studiu de caz din care reies avantajele arhivării electronice a statelor de plata. Statul de plata reprezintă documentul ce stă la baza calculului salarial al angajaților unei firme și cuprinde drepturile bănești ale acestora, dar și impozitul sau alte sume datorate.
Reamintim cu această ocazie că termenul de păstrare al statelor de salarii este de 50 de ani.
Unul dintre clienți, companie din domeniul fabricării hârtiei și cartonului, care face parte din portofoliul SDA de mai mult de 5 ani și pentru care se întocmeau (pentru foștii salariați) certificate de venituri, grupă si sporuri, cercetând statele de plată în format fizic, a optat, la recomandarea specialiștilor SDA, pentru scanarea acestor documente.
Această decizie a venit cu două avantaje majore:
– s-a redus la minim riscul degradării hârtiei pe termen lung, documentele fiind în continuare depozitate la SDA, în condiții de umiditate și temperatură controlate;
– s-a îmbunătățit timpul de lucru necesar cercetării cu aproximativ 35%;
Prin digitalizarea arhivei, compania a reușit să îmbunătățească semnificativ eficiența operațională, oferind un răspuns rapid cerințelor solicitanților (foști salariați). În această situație, beneficiile arhivării electronice sunt clare: reducerea riscului degradării hârtiei pe termen lung, reducerea timpului necesar cercetării, optimizarea costurilor și un răspuns mai rapid catre angajați.
Dacă și compania dumneavoastră se confruntă cu dificultăți în gestionarea volumului de documente sau dorește să adopte o soluție modernă și eficientă de arhivare, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă poate oferi expertiză și servicii profesionale personalizate.
Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și pentru a descoperi cum soluțiile noastre de arhivare fizică si electronică vă pot optimiza costurile și securiza informațiile pe termen lung.
