Arhivarea documentelor este un proces esențial în orice organizație, indiferent de dimensiunea sau domeniul de activitate. Aceasta nu doar că facilitează accesul rapid la informații, dar ajută și la asigurarea conformității cu legislația în vigoare, protejând compania împotriva riscurilor legale și a sancțiunilor. În România, legislația în domeniul arhivării documentelor impune reguli clare, mai ales în ceea ce privește securitatea datelor, durata de păstrare și accesul la documente. În continuare, iată câteva sfaturi practice pentru a asigura conformitatea cu legislația în arhivarea documentelor.
- Familiarizați-vă cu legislația
Este esențial să cunoașteți reglementările legale care se aplică în domeniul arhivării și să înțelegeți specificul acestora. În România, principalele acte normative care reglementează arhivarea documentelor includ:
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – reglementează păstrarea, organizarea și protejarea documentelor;
- Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale – dispoziții privind durata de păstrare a anumitor documente financiare;
- Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) – aplicabil pentru documentele ce conțin date personale
- Legea Contabilității nr. 82/1991, Art. (20), Art. (21) – aplicabil pentru documentele contabile
- Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996
- Legea nr. 677/2001 si 137/2013
- Ordinul de zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Nationale nr. 235/1996 – reglementări ale Arhivelor Naționale ale României
Asigurați-vă că vă actualizați periodic cunoștințele despre legislația în domeniul arhivării și că sunteți la curent cu toate modificările legislative care apar.
- Stabiliți practici interne pentru arhivarea documentelor
O politică internă bine definită oferă îndrumare eficientă pentru toți angajații și asigură uniformitatea în procesul de arhivare. Pentru organizarea eficientă se recomandă realizarea Nomenclatorului Arhivistic.
- Clasificarea pe tipuri de documente: facturi, contracte, state de plată, documente de resurse umane;
- Durata de păstrare pentru fiecare tip de document, conform cerințelor legale;
- Reguli de acces și de utilizare a documentelor arhivate, cu scopul de a proteja informațiile sensibile;
- Modalități legale de distrugere a documentelor după expirarea termenului legal de păstrare.
- Clasificați documentele în funcție de durata de păstrare și importanța lor
Pentru a putea asigura conformitatea cu legislația în vigoare organizați documentele în funcție de tipul lor și durata de păstrare. De exemplu:
- Documente administrative și financiare – acestea trebuie păstrate de obicei între 5 și 50 ani, în funcție de tipul de document;
- Documente legate de resurse umane – dosarele de personal trebuie păstrate o perioadă mai lungă, inclusiv după încetarea colaborării;
- Documente de arhivă permanentă – anumite acte constitutive, hotărâri și documente istorice pot fi păstrate pe termen nelimitat.
Crearea unui nomenclator ajută la respectarea obligațiilor legale și la gestionarea eficientă a arhivei.
- Alegeți soluții de arhivare fizică și/sau electronică
Există mai multe opțiuni de arhivare, iar alegerea unei metode depinde de resursele organizației și de cerințele legale. Cele mai utilizate soluții sunt:
- Arhivarea fizică – pentru documente care necesită păstrare în original. Este important să aveți un spațiu dedicat și securizat pentru arhivă dotat cu sisteme de protecție împotriva incendiilor și acces controlat;
- Arhivarea electronică – facilitează accesul rapid și economisește spațiu. Pentru documentele în format digital, folosiți un sistem de management al documentelor securizat și care respectă cerințele GDPR
Externalizarea arhivei aduce avantajul unei gestiuni mai eficiente a documentelor și conformitatea cu standardele de securitate.
- Implementați măsuri de securitate pentru protecția documentelor
Pentru a evita pierderea datelor și accesul neautorizat, este crucial să implementați măsuri de securitate, precum:
- Acces limitat – acordați acces la documentele arhivate doar persoanelor autorizate;
- Protocoale, acces monitorizat și controlat – folosiți criptarea, parole complexe și în special pentru cele care conțin date sensibile.
- Colaborați cu experți în arhivare
În funcție de complexitatea și volumul documentelor, poate fi necesar să colaborați o firmă autorizată în arhivarea documentelor. Aceasta vă poate oferi consultanță în crearea și implementarea politicilor de arhivare, conformitatea legală, dar și în stabilirea celor mai bune practici
