Gestionarea arhivei reprezintă o provocare constantă. Documentele arhivate trebuie să fie accesibile, securizate și bine organizate pentru a sprijini deciziile rapide și a îndeplini cerințele legale. O arhivă depozitată și organizată eficient reprezintă economie de timp și asigurarea unui flux de lucru rapid. Iată câteva strategii detaliate pentru optimizarea arhivei.
- Stabiliți un sistem de clasificare clar și uniform – Nomenclatorul Arhivistic
Documentele arhivate nerespectând un sistem de clasificare coerent pot încetini activitatea echipei. Un nomenclator arhivistic ajută la organizare:
Exemple de clasificare:
Tipologii de documente: contracte clienți, facturi, dosare personale, state de plată
Termene de păstrare: anual, trimestrial, lunar.
- Digitalizați documentele esențiale și reduceți dependența de formatul fizic
Arhivarea electronică poate fi eficientă pentru anumite documente și în anumite circumstanțe.
Ce să digitalizați? Documentele cu circulație frecventă (contracte, dosarele personalului angajat).
Cum să digitalizați eficient?
Folosiți scanere de înaltă performanță care permit recunoașterea caracterelor (OCR).
Organizați documentele digitale în foldere corespunzătoare, pe departamente, ani si luni.
- Definiți procese clare de arhivare și actualizare
Un protocol bine gândit asigură o gestionare eficientă a documentelor.
Arhivare activă: Documentele recent create si consultate frecvent trebuie stocate într-un spațiu accesibil.
Arhivare pasivă: Documentele vechi, dar obligatoriu de pastrat din punct de vedere legal, pot fi depozitate într-un spațiu conform și dedicat special arhivării
Reguli de actualizare: Stabiliți un proces periodic de selectionare (eliminare) a documentelor, în conformitate cu termenele legale
- Realizați audituri periodice ale arhivei
O arhivă bine organizată necesită întreținere. Planificați audituri regulate:
Verificați structura: Este clasificarea actuală încă relevantă și eficientă?
Asigurați conformitatea: Confirmați că toate documentele ce se afla in termenul legal de pastrare sunt prezente și păstrate în formatul corect.
Revizuirea regulată a arhivei ajută la identificarea problemelor înainte ca acestea să devină critice.
