Dezavantajele gestionării arhivei în interiorul companiei

Activitatea unei companii se justifică printr-o serie de evidențe ce o atestă, motiv pentru care serviciile de arhivare documente au devenit obligatorii și au fost supuse unor reguli bine gândite.

În fapt, conform Legii Arhivelor Naționale, instituțiile creatoare și deținătoare de documente au obligația de a le păstra, în funcție de tipul lor, pe o perioadă de la cinci până la o sută de ani și chiar mai mult. Aceeași lege impune ca documentele să fie păstrate în spații special amenajate pentru arhivă, astfel încât să fie protejate împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării. Mai mult decât atât, acestea trebuie să fie gestionate de personal specializat în managementul arhivelor.

Pentru a îndeplini cerințele, companiile au libertatea să aleagă între a-și amenaja spații proprii în care să păstreze documentele în condițiile prevăzute de lege, sau să externalizeze managementul arhivelor către un furnizor de servicii acreditat.

Urmează, în mod logic, întrebarea: care sunt dezavantajele gestionării arhivei în interiorul companiei?

arhivare documente

arhivare externalizata a documentelor

Iată o serie de elemente de luat în calcul atunci când optați pentru arhivare documente în sediul propriu:

  • Probabil cel mai important aspect îl reprezintă costurile generate de investițiile în infrastructură și cele operaționale. Astfel, inițial trebuie să aveți în vedere : spațiul fizic dedicat depozitării arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefracție și de control al accesului precum și specializarea personalului, conform normelor în vigoare.
  • Merg mai departe și reamintesc faptul că, gestionarea defectuoasă a arhivei poate conduce la lipsa unor documente financiar-contabile și crează implicit costuri de refacere pentru că, intervine Legea Contabilității care prevede obligativitatea refacerii acestora. Procedura consumă timp și atrage cheltuieli majore neprevăzute.
  • Deteriorarea în timp a documentelor tipărite pe hârtie, cauzată de factori precum: praf, umiditate, etc, este un alt element care face obiectul discuției noastre. Să ținem deci cont că arhivarea documentelor în spații inadecvate poate accelera degradarea fizică.
  • Pe final, fac referire la timpul pierdut în identificarea și găsirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de îndosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.

Prin urmare, recomandarea specialiștilor este să reduceți riscurile și costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditată. Aceasta va oferi servicii de arhivare documente la un nivel ridicat de siguranță, pe toată durata păstrării.

Quick Menu Icon Contact