Domeniul arhivării este unul complex și implică o serie de procese laborioase, care dau curs, de cele mai multe ori, unor întrebări frecvente ale deținătorilor de arhivă. În continuare, răspundem la cele mai intâlnite.
Este obligatorie deținerea nomenclatorului arhivistic aprobat de Arhivele Naționale?
Da. La înființarea oricărei companii, se întocmește și se transmite spre aprobarea Arhivelor Naționale nomenclatorul arhivistic cu termenele de păstrare propuse pentru fiecare tip de document.
Care sunt cerințele legale privind termenele de păstrare a documentelor?
Cerințele privind durata de păstrare a documentelor variază în funcție de legislația națională, tipul de document (financiar, resurse umane, medical, juridic) și normele specifice fiecărui domeniu. Vezi Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. De asemenea, în nomenclatorul arhivistic trebuie să se regăsească termenele de păstrare pentru fiecare document.
Dacă externalizez serviciile de arhivare, cum este asigurată siguranța și confidențialitatea documentelor depozitate?
Siguranța documentelor este asigurată prin măsuri de securitate, precum:
- Compania de arhivare către care se externalizează documentele trebuie să fie autorizată de Arhivele Nationale pentru activitatea de păstrare și conservare și să dețină autorizație de securitate la incendiu
- Documentele trebuie păstrate în cutii specializate de arhivă
- Identificarea cutiilor se face pe bază de cod de bare, fără a fi menționate alte informații pe ele
- Accesul personalului responsabil cu manipularea arhivei este controlat prin intermediul sistemelor de supraveghere și al cardurilor de acces;
- Între compania de arhivare și angajații acesteia trebuie să existe acorduri de confidențialitate.
Ce metode de accesare a documentelor sunt disponibile?
Clienții dețin un inventar electronic, care conține asocierea dintre fiecare unitate arhivistică și codul de bare al cutiei depozitate. Astfel, aceștia pot consulta documente/cutii livrate la sediul lor sau transmise scanate via e-mail.
Care sunt costurile implicate?
Structura costurilor pentru serviciile de arhivare și depozitare, inclusiv tarifele pentru scanare și acces la documente, nu este una standard. Prețurile se stabilesc în funcție de specificul fondului arhivistic și de necesitatile clientului.
Ce se întâmplă în cazul în care am un control și am nevoie urgent de documente?
Procedurile interne pentru solicitări au un flux bine stabilit și, din acest motiv, solicitările urgente pentru consultare se pot realiza într-un timp de până la 4 ore.
Dacă se optează pentru scanarea documentelor, formatul fizic poate fi distrus?
Nu. Documentele trebuie păstrate în forma fizică pe toată durata termenului de păstrare aferent fiecărei tipologii în parte.
Cum pot fi distruse în siguranță documentele a căror termen de păstrare a expirat?
Documentele pot fi distruse prin două metode:
- Distrugerea simplă – presupune predarea documentelor către un reciclator autorizat, la nivel de container securizat;
- Distrugerea securizată – presupune tocarea documentelor și predarea materialului rezultat către reciclatorul autorizat.
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă soluții profesionale de arhivare și depozitare a documentelor, conform cerințelor legale și standardelor de securitate. Cu o expertiză solidă de peste 17 ani în acest domeniu, SDA asigură o gamă completă de servicii, de la crearea nomenclatoarelor arhivistice până la distrugerea în siguranță a documentelor.