Într-un mediu de afaceri tot mai dinamic, fiecare companie întâmpină zilnic diferite provocari.Iar arhivarea documentelor poate reprezenta una dintre acestea, fiind un proces complex, dar care aduce cu sine multiple beneficii atunci cand este realizat corect și în acord cu prevederile legale.Legislația românească reglementează clar termenele de păstrare, tipurile de documente vizate și obligațiile firmelor în acest proces.
Pentru a vă oferi informații clare legate de reglementările legale care se aplică pentru păstrarea în conformitate a documentelor, vom prezenta în cele ce urmează cele mai importante prevederi ale Legii Arhivelor Naționale, Legii Contabilității dar și ale Codului Fiscal.
In România, cadrul legal al arhivării este reglementat de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, care stabilește modul de păstrare a documentelor, atât de către instituțiile publice, cât și private.
Legea Contabilității nr.82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de păstrare a documentelor conform informațiilor de mai jos.
Termenele de păstrare a documentelor contabile:
- Documentele justificative și contabile se păstrează timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite, conform Codului Fiscal si Legii Contabilității.
- Contractele încheiate cu furnizorii se păstrează timp de 10 ani de la data încetării acestora, din necesitatea de a se putea verifica ulterior obligațiile părților implicate în diverse operațiuni comerciale.
Termenele de păstrare a documentelor de resurse umane:
- Statele de plată se păstrează timp de 50 de ani (în vederea calculării și recalculării pensiilor);
- Dosarele de personal, Contractele de muncă, Convențiile civile de prestări servicii se păstrează minim 75 de ani de la data lichidării firmei.
- Cereri de concediu, adeverințe, fișe de post, instruiri SSM se păstrează pentru o perioadă de 5-10 ani, în funcție de tipul documentului.
Documentele pot fi păstrate fizic sau digital, cu respectarea cerințelor din Legea 135/2007 privind arhivarea electronică.
Documente cu păstrare permanentă
- Documentele care au valoare istorică, științifică, culturală sau juridică se predau Arhivelor Naționale după 30 de ani.
Sancțiuni pentru nerespectarea termenelor de păstrare
- Amenzi pentru neîndeplinirea obligațiilor legale, care pot ajunge la 10.000-50.000 lei, în funcție de gravitate.
- Distrugerea sau pierderea documentelor fără avizul Arhivelor Naționale poate atrage și răspundere penală.
La îndeplinirea termenelor, documentele pot fi distruse securizat conform procedurilor legale, cu excepția celor care au valoare istorică sau probatorie. Nerespectarea reglementărilor legale privind păstrarea documentelor financiare poate avea consecințe semnificative, printre care enumerăm: amenzi, repercusiuni legale sau audituri eșuate .
În concluzie, respectarea termenelor legale pentru păstrarea documentelor contabile nu este doar o obligație, ci și o asigurare că firma rămâne protejata, conform cu cerințele legale. Acum că dețineți o sinteză a celor mai importante informații, nu lăsați aceste aspecte să vă surprindă! Rămâneți cu un pas înainte și asigurați-vă că vă protejați afacerea apelând cu încredere la serviciile profesionale ale unei firme specializate în servicii de arhivare.
