Documentele fac parte din patrimoniul unei companii și trebuie păstrate conform legislației în vigoare. LEGEA ARHIVELOR NAȚIONALE NR.16/1996 menționeaza obligațiile pe care le au entitațile ce creează documente dar și procedura de arhivare în timp ce Legea Contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de pastrare.
Cea mai recentă modificare legislativă este adusă de Legea nr. 36/11.01.2023 pentru modificarea Legii Contabilității nr. 82/1991, precum și a Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.
Sintetizăm mai jos cele mai importante prevederi cuprinse în noul act normativ:
- Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligaţia legală de a depune declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani, se arată în document
- Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii
- Registrul special și raportul fiscal de închidere zilnică se arhivează și se păstrează pe o perioadă de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost emise. Obligația privind arhivarea și păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare.
Toate modificările aduse de Legea nr.36/11.01.2023, pot fi vizualizate accesând linkul https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/263884.
Respectarea termenelor de arhivare este doar o componentă a managementului performant al arhivei, apelarea la o companie specializată în astfel de servicii fiind soluția optimă pentru eficientizarea resurselor umane și financiare. Astfel compania sau instituția își poate concentra eforturile pentru creșterea activității și dezvoltare, degrevând echipa de sarcinile consumatoare de timp.
SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
