Mangementul arhivei, atunci când este implementat în baza unei soluții personalizate poate aduce economii de până la 40% în bugetul destinat arhivării și beneficii considerabile pentru organizație.
Ca și exemplu, prezentăm rezultatele unui proiect amplu de depozitare și arhivare realizat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinaționala din Sibiu, situată in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto din România.
În urma evaluării arhivei, specialiștii SDA -Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o soluție personalizată care a implicat:
- Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantități de peste 800 ML (metri liniari) arhivă
- Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
- Depozitarea in depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – dotat cu sisteme inovative de securitate și supraveghere video – a arhivei fizice a companiei rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
- Selecționarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de păstrare expirat
- Scanarea profesionala a peste 150.000 de file și indexarea digitală – la solicitarea beneficiarului – a 65.000 de fișiere aferente dosarelor de personal
Implementarea noii soluții de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substanțiale de timp și bani pentru client:
- Eliberarea unui spațiu de aproximativ 100 mp din incinta sediului administrativ, având ca efect direct optimizarea costurilor aferente spațiului, acestuia fiindu-i alocată o destinație productivă
- Eficientizarea timpului de lucru al angajaților prin scurtarea perioadei necesare identificării și consultării informațiilor din arhivă (un exemplu concret il reprezintă identificarea, scanarea și transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018 în termen de 24 de ore)
- Rapiditate si siguranță în accesarea la distanță a documentelor de personal prin configurarea unei soluții personalizate de arhivare electronică. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitală a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) și indexarea fișierelor după un algoritm special astfel încât baza de date a personalului să fie gestionată și accesată la nivel central pentru toate entitațile companiei
Enumeram mai jos doar câteva din avantajele unui parteneriat cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experiență în arhivarea documentelor:
- optimizarea utilizării spațiului și a costurilor legate de depozitarea arhivei
- consultanță pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
- optimizarea timpului de lucru al angajaților
- siguranța fizică a documentelor, accesul facil și rapid la documente
- optimizarea logistica datorită depozitelor de arhivă localizate la București și Brasov
SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.
De 15 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
