Conform cadrului legal referitor la păstrarea documentelor, fiecare companie este obligată să creeze condiții adecvate de organizare și conservare a actelor în fizic. Însă, odată cu digitalizarea, arhivarea electronică a luat amploare, ca etapă firească a evoluției.
Procedura presupune implementarea unui sistem informatic ce redă pe suport digital fondul arhivistic al unei companii.
În esență, arhivarea electronică reprezintă o modalitate de gestionare simplă a documentelor și se constituie în mai multe etape.
Pentru a veni în întâmpinarea dumneavoastră, un specialist de la SDA – Servicii Depozitare și Arhivare explică pașii de urmat, precum și avantajele procesului.
Astfel, totul pornește de la reglementările în vigoare, căci, în România există Legea 135/ 2002 privind regimul arhivării electronice, conform căreia stocarea datelor se face pe o platformă special construită și acreditată.
Mai mult decât atât, dacă faceți parte din categoria companiilor ce emit electronic facturi, bonuri fiscale sau chitanțe, iată că Legea 148 din 23 iulie 2012 vine să clarifice procedura și cerințele pe care comercianții trebuie să le îndeplinească.
Suplimentar, în strânsă legătură, organele abilitate au aprobat încă două acte normative:
- Conform Legii 455 din 18 iulie 2001, procesul de arhivare la un furnizor de servicii acreditat implică aplicarea unor semnături pe documente, garantând în acest mod integritatea și autenticitatea.
- În completare, Legea 451/ 1 Nov. 2004 face referire la marca temporală. Termenul însumează informații atribuite în mod unic unui document electronic (amprenta atașată documentului electronic supus marcării, data și momentul de timp aferente acestuia, informații de identificare a furnizorului de servicii de marcare temporală, numărul de ordine din registrul furnizorului).
Spre exemplu, factura în formă electronică va respecta conținutul stabilit de legile speciale și va prezenta marca temporală care certifică momentul emiterii și semnătura electronică a emitentului facturii.
Iar dacă analizăm în profunzime, acest tip de conservare documente implică o evaluare a arhivei fizice, stabilirea modalității de scanare și indexare, dar, mai ales, stocarea imaginilor pe suport electronic.
Vă recomandăm și articolul „Servicii profesionale de scanare a documentelor„.
Înțelegând că prin arhivarea electronică se obține accesul rapid și sigur la copia actelor, veți fi de acord cu avantajele implicite:
✔️evitați degradarea actelor ( așa cum se întâmplă cu cele pe suport hârtie)
✔️gestionați eficient spațiile de depozitare
✔️eliminați riscul de procesare eronată a datelor
✔️accesul la documente se face printr-o singură interfață, intuitivă și ușor de realizat
✔️aveți posibilitatea stabilirii traseului pe care trebuie sa-l parcurgă fiecare tip de document în interiorul companiei
✔️utilizarea echipamentelor de captură și clasificarea automată folosind șabloanele predefinite pentru Unitatea Arhivistică (UA), Unitatea Arhivistică Secundară (UAS) și Documente (DOC) conduc spre conversia rapidă în format digital a documentelor pe hârtie
✔️prin recunoașterea optică a caracterelor (OCR) se poate căuta text în interiorul documentului scanat
✔️se pot adăuga comentarii în cadrul documentului, fără modificarea originalului.
În consecință, SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare susține această practică și vă îndeamnă să aflați detalii despre acest serviciu precum și actele normative în vigoare, accesând linkurile: www.sda.ro/arhivare-electronica/ si www.sda.ro/legislație.
