În orice instituție, siguranța documentelor capătă o importanță deosebită, întrucât, conform unui ordin legislativ, acestea trebuie conservate intacte, perioade îndelungate de timp. Știm cu toții că a păstra în siguranță acte nu înseamnă doar să le pui într-un sertar, motiv pentru care tot mai multe companii apelează la servicii autorizate de depozitare documente.
„Avem grijă de siguranța documentelor voastre!” – este cel mai puternic argument pe care îl oferă SDA celor care doresc să beneficieze de un cadru de muncă sigur și organizat.
Iar dacă aveți nelămuriri referitoare la sistemul de depozitare documente, iată, mai jos, o listă cu beneficiile obținute în urma unei colaborări de acest fel:
Mai întâi, securitatea informațiilor este asigurată fizic, în sensul în care toate actele sunt păstrate în depozite echipate la cel mai înalt nivel tehnologic, datorită sistemelor de supraveghere video, instalațiilor de prevenire și stingere a incendiilor și accesului pe bază de card magnetic.
Apoi, la fel de important este managementul documentelor, atât pe suport hârtie, cât și în format electronic. De subliniat faptul că această depozitare documente se realizează conform legislației în vigoare. Astfel, se elimină riscul de pierdere sau distrugere a informațiilor și în timp veți constata cât de utile și flexibile sunt aceste servicii.
Nu neglijăm un alt aspect esențial : confidențialitatea informațiilor. O depozitare documente în siguranță presupune acces doar din partea angajaților desemnați, ce vor fi pregătiți în mod continuu. Mai mult decât atât, personalul va fi în permanență monitorizat pentru a evita accesul neautorizat și eventualele sustrageri de documente.
La final menționăm marele avantaj, acela că nu vă ocupați spațiul din companie cu dosare și cutii, dar mai ales, că vă degrevați angajații de sarcini inutile.
În concluzie, organizarea, arhivarea și securitatea documentelor sunt aspecte importante în care orice instituție trebuie să investească timp, resurse și bani pentru bunul mers al activității.
