În orice companie și instituție, arhivarea documentelor are caracter obligatoriu, stabilit prin reglementări legale ce trebuie respectate, pentru a evita riscul de amendă în cazul unui control efectuat de organele abilitate. Și pentru cine nu știe, procesul de elaborare a unui nomenclator arhivistic este, în realitate, primul pas ce conduce la formarea și ordonarea arhivei.
Iată că, în cele ce urmează vom clarifica ce înseamnă și cine realizează de fapt această acțiune.
Așadar un nomenclator arhivistic, reprezintă centralizarea la nivel de companie a documentelor, pe compartimente, secțiuni și termene de păstrare, pentru ca mai apoi informațiile să fie reunite în formatul agreat.
Rețineți că, pentru a asigura integritatea fizică a acestora, actele se leagă în unități care cuprind aproximativ 250-300 file, numerotate în colțul din dreapta sus, în ordine cronologică. Coperta unui dosar astfel format va conține informații precum: denumirea unității și a compartimentului creator, numarul de inventar, anul, datele de început și de sfârșit, volumul și termenul de păstrare.
Recomandăm și articolul „Ce presupune prelucrarea arhivistică„.
Înțelegem deci că, ordonarea lor este deosebit de importantă atât în activitatea companiei, cât și pentru acțiunile ulterioare: inventariere, retragere, distrugere la termen.
Din aceste considerente, managementul companiei va desemna, după caz, o persoană sau chiar un departament dedicat activității de arhivare, cu rolul de a obține documentele necesare.
Respectând etapele mai sus menționate, dar și prevederile legale, un nomenclator arhivistic astfel format, va fi verificat și agreat de managementul companiei și ulterior trimis către Arhivele Naționale pentru aprobare.
Să ținem cont că și neîntocmirea și neaplicarea criteriilor specificate în nomenclator este sancționată conform normelor în vigoare, motiv pentru care specialiștii recomandă o alternativă modernă și eficientă: apelați la serviciile unei instituții firme specializate în domeniul arhivării. Veți obține astfel, atât consultanță, cât și soluții eficiente.
SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare, considerată etalon în ceea ce privește activitatea de gen, poate oferi consultanță și soluții eficiente, în cel mai scurt timp, pentru buna funcționare a companiei dumneavoastră.
