Procesul de arhivare documente se definește printr-o acțiune vastă și bine structurată, ce necesită respectarea riguroasă a anumitor criterii. Modul de prelucrare a informațiilor este prevăzut în Legea Arhivelor Naționale și se poate desfășura atât la sediul companiei dumneavoastră, cât și la sediul furnizorului de servicii.
Foarte important de specificat este faptul că o arhivare documente corectă implică mai multe etape, după cum urmează :
1. FONDAREA
Reprezintă baza acestei proceduri și presupune delimitarea documentelor și stabilirea apartenenței la fondul arhivistic.
2. SORTAREA ȘI ORDONAREA
Nomenclatorul arhivistic reglementează gruparea unităților arhivistice după criterii ce țin de ordinea alfabetică, cronologică sau de compartimente.
3. CONSTITUIREA
Uneori, o arhivare documente necesită aranjarea filelor în dosare, astfel încât actele mai vechi să rămână deasupra, iar cele mai noi, dedesubt.
4. LEGATORIE/COPERTARE DOSARE
Se realizează conform normelor legale aflate în vigoare. Astfel, un dosar nu trebuie să depășească 250-300 de file. Pe fața și pe cotorul acestuia se vor lipi etichete ce vor cuprinde informații legate de :numele companiei, conținutul dosarului, anii extremi, termenul de păstrare.
5. NUMEROTARE FILE
Filele se notează cu creionul în colțul din dreapta sus și se certifică pe ultima pagină a dosarului.
6. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CONFORM NOMENCLATORULUI
După ordonarea și legarea documentelor se întocmesc listele de inventar, pe ani și termene de păstrare, urmând a fi predate către beneficiar, atât pe suport de hârtie cât și în format electronic.
7. SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR CU TERMENUL DE PĂSTRARE EXPIRAT
Prin această operațiune se stabilește valoarea practică sau istorică a documentelor și se decide păstrarea sau eliminarea din arhivă, conform normelor în vigoare.
Nu uitați însă că eliminarea și scoaterea din evidență a acestora se poate realiza doar cu aviz din partea Arhivelor Naționale.
8. AȘEZAREA ÎN CUTII DE ARHIVARE
Procesul de arhivare documente implică și păstrarea în cutii standard, etichetate cu număr de inventar, anul și tipul actului.
9. ORGANIZAREA PE RAFT
Prin ordonarea pe rafturi numerotate se facilitează identificarea rapidă a documentelor. Așezarea se face pe compartimente, iar în cadrul lor, pe termene de păstrare.
Așadar, apelați cu încredere la servicii specializate în arhivare documente și găsiți soluția ideală pentru fiecare proiect în parte.
