Păstrarea și depozitarea corectă a documentelor este esențială pentru orice organizație din România, atât din perspectiva conformității legale, cât și pentru a evita riscurile semnificative asociate nerespectării reglementărilor. În contextul legislativ actual, Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilesc reguli clare privind gestionarea, arhivarea și distrugerea documentelor. Încălcarea acestor prevederi poate atrage amenzi semnificative și alte sancțiuni legale care pot afecta grav activitatea și reputația unei companii.
Începând cu depozitarea neconformă a arhivei și continuând cu lipsa organizării, toate aceste situații pot atrage răspunderi. În continuare, vom enumera cele mai importante aspecte de luat în considerare.
Corectitudinea, acuratețea și accesibilitatea documentelor: Legea impune ca toate documentele contabile să fie întocmite și arhivate într-o manieră clară, corectă și transparentă, pentru a putea fi utilizate facil pe parcursul timpului, dar în special în cadrul controalelor fiscale sau auditurilor.
Depozitarea lor în spații adecvate este, de asemenea, un aspect important de luat în considerare. Dacă depozitarea arhivei nu este conformă și se face în spații insalubre, umede, cu acces la lumina naturală directă și fără instalații speciale de prevenire a incendiilor aceste lucruri pot duce la deteriorarea documentelor și, implicit, la o serie de sancțiuni.
Perioada de păstrare a documentelor: Legea arhivării stabilește termene clare pentru păstrarea documentelor, în funcție de importanța acestora. De exemplu, documentele cu relevanță istorică se păstrează permanent, cele legate de activități administrative trebuie păstrate timp de 50 de ani, în timp ce alte documente pot fi distruse după expirarea termenului minim de păstrare. Nerespectarea acestor termene si a conditiilor de păstrare poate duce la pierderea unor documente importante și sancțiuni.
Gestionarea documentelor în conformitate cu Legea Contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 este esențială pentru evitarea amenzilor, altor riscuri legale și păstrarea unei bune reputații. Fiecare companie trebuie să implementeze un sistem solid de arhivare și să respecte toate reglementările privind păstrarea și distrugerea documentelor. Astfel, se pot preveni sancțiuni, se asigură conformitatea legală și se protejează activitatea pe termen lung.
Obligația de predare a documentelor către Arhivele Naționale: Conform legii, anumite categorii de documente, considerate de importanță istorică, trebuie predate Arhivelor Naționale.
Destructurarea și eliminarea documentelor: Legea impune proceduri stricte pentru distrugerea documentelor, inclusiv necesitatea unui aviz din partea Arhivelor Naționale în cazul unor documente considerate importante. Distrugerea sau pierderea neautorizată a documentelor poate atrage răspunderea penală a celor implicați.
Nerespectarea reglementărilor enumerate poate duce la o serie de amenzi semnificative, nepăstrarea documentelor conform Legii Contabilității pot ajunge până la 50.000 de lei, iar în cazul încălcării Legii Arhivelor Naționale, acestea pot fi de până la 25.000 de lei, în funcție de gravitatea încălcării, dar și sancțiuni penale, distrugerea sau pierderea documentelor importante poate atrage răspunderea penală, în special în cazurile în care documentele sunt necesare pentru controale fiscale sau judiciare.
Riscurile legale și sancțiunile din cauza nepăstrării corecte a documentelor sunt reale. Prin experiența de peste 17 ani, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare asigură conformitatea legală și siguranța documentelor. Alegeți să protejați compania de amenzi și sancțiuni, cu soluții profesionale și eficiente de arhivare. Contactați-ne pentru o evaluare gratuită a arhivei și discutați cu reprezentanții noștri despre cele mai bune soluții pentru compania dvs.
Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare
