Cât de bine gestionăm fluxul documentelor și arhivarea influențează profitabilitatea afacerii. O neconformitate, chiar și minoră, poate genera perturbări în operațiunile zilnice, clienți nemulțumiți sau sancțiuni ca urmare a nerespectării legislației. Iată ce puteți face pentru a fi mai eficienți:
1. TINEȚI O EVIDENȚĂ CORECTĂ A DOCUMENTELOR
Totul pleacă de la o evidență corectă a tuturor documentelor intrate si ieșite din organizație, inclusiv a celor create pentru uz intern. Anual, toate aceste documente se grupează în dosare, ținând cont de termenele de păstrare, după care dosarele se depun la departamentul de arhivă, în baza unui inventar.
2. ORGANIZAȚI UN SPAȚIU DE DEPOZITARE
Inainte de toate, mențineți biroul organizat și curat astfel încât să identificați rapid documentele de care aveți nevoie. Conform legii, documentele trebuie păstrate într-un spațiu care să asigure pe termen lung integritatea lor. Aceleași reglementări impun ca documentele să fie păstrate în spații special amenajate pentru arhivă astfel încât să fie protejate împotriva distrugerii, degradării sau sustragerii. Deși o parte din ele sunt accesate de puține ori pe durata de viață, este indicat să acordați atenție termenului de păstrare specific categoriei.
3. ASIGURAȚI ACCESUL RAPID ȘI FACIL LA DOCUMENTE
Chiar dacă accesarea documentelor arhivate nu se efectuează foarte des, atunci când este nevoie este vital să le puteți recupera în timp util. Este necesar ca documentele să fie organizate în dosare numerotate și legate iar gruparea documentelor trebuie să fie realizată pe departamente, în ordine cronologică si pe tip de document/termen de pastrare/importanță.
Reamintim că arhivarea este o activitate extrem de importantă iar optimizarea acesteia sprijină organizația să facă economii de timp, de bani și să evite riscul unor amenzi în cazul controalelor realizate de autoritățile de stat.
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă oferă servicii personalizate de management al arhivei, echipa noastră propunând varianta potrivită de arhivare pentru organizația dvs.
De peste 14 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
