Astăzi vom vorbi despre eficiența operațională și siguranța documentelor prin facilitățile logistice și de depozitare oferite de SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare.
Am ajuns la momentul în care din ce în ce mai multe companii aleg serviciile de arhivare documente. Vorbim atât de arhivarea fizică a documentelor cât și de cea electronică care s-au dovedit a fi soluții eficiente în raportul cost-timp.
Deși multe lucruri se pot face astăzi online, legislația ne obligă să păstrăm documetele și fizic. De multe ori, pentru niste acțiuni simple consumăm topuri de hârtie care se transformă în acte ce necesită depozitare pe termen mediu sau lung. Am ajuns la momentul în care din ce în ce mai multe companii aleg serviciile de arhivare documente. Vorbim atât de arhivarea fizică a documentelor cât și de cea electronică care s-au dovedit a fi soluții eficiente în raportul cost-timp.
Unde se depozitează? Condițiile de depozitare a documentelor sunt optime? Ce criterii se folosesc pentru arhivare? Cați angajați au acces la documente? Cât timp petrec angajații tai căutând diverse documente? Sunt multe întrebări care și-au găsit soluția într-un sistem de arhivare documente complex și securizat.
Există în compania ta un plan de management al arhivei?
Poate părea simplu la prima vedere să arhivezi documentele, dar când numărul acestora se adună, găsirea lor începe să fie din ce în ce mai greoaie pentru cei ce au nevoie RAPID de un document anume. Căutarea poate fi fizică, în dosare sau poate și o căutare într-o arhivă digitală pe un laptop sau o partiție la care au acces toții angajații sau doar o parte.
1.Economii de resurse
Nu iți ocupi spațiul din companie cu dosare și cutii. Mai mult, oamenii tăi pot face alte lucruri utile și de interes pentru compania ta decât să piardă timp căutând documente. Conform unor studii s-a demonstrat că un angajat poate pierde până la 30% din timp cu identificarea de documente.Serviciile de arhivare nu sunt scumpe și te scapă de managementul documentelor. Pe termen mediu și lung vei realiza cât de utile și flexibile sunt serviciile de arhivare fizică și electronică și te vei întreba de ce nu ai făcut acest lucru mai devreme. 🙂
Arhivarea corectă a documentelor
Este foarte important să ai un sistem de organizare inteligent și fluent. Zi de zi ajung sau pleacă într-o companie fel de fel de documente. Căutarea lor în lipsa unui management al documentelor poate folosi resurse importante din companie.
Se elimină riscul de pierdere sau distrugere a documentelor
Arhivarea fizică a documentelor se face în depozite speciale, cu temperaturi controlate, cu soluții de supraveghere performante și un sistem bine implementat de arhivari. Toate documentelele se prelucrează conform unui nomenclator artivistic și se împachetează în cutii speciale de arhivare documente.
Totodată, toate documentele pot fi scanate și se crează o arhivă digitală securizată și cu acces pe grupe de documente. Fiecare utilizator primește un user și o parolă și are acces doar în secțiunile de interes pentru el. Același document poate fi vizualizat de mai multe persoane în același timp.
Acces imediat la documente
În cazul în care alegi să scanezi documentele te loghezi pe platformă și primești acces imediat la documentele necesare. Ai nevoie de ele fizic? Documentele vor pleca imediat către tine prin flota proprie sau serviciile de curierat. Totul se desfășoară în maxima siguranță.
Așadar, legea te obligă să păstrezi documente. Serviciile de arhivare vin să te ajute să păstrezi documentele în cea mai bună stare atât cât e nevoie, nici mai mult, nici mai puțin. În momentul în care unul din documente a depășit termenul prevăzut de lege, el este distrus securizat. Despre distrugerea securizată a documentelor vom vorbi altă dată.
Revenim în curând cu alte informații de interes.
