O soluție personalizată de arhivare configurată cu sprijinul unui partener autorizat în managementul arhivei poate genera reduceri importante de costuri pentru o firmă sau o instituție.
Ca și studiu de caz, prezentăm rezultatele unui proiect special de depozitare și arhivare, realizat de echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE pentru o companie multinațională industrială de top din Arad. În vederea soluționării problemei spațiului de depozitare pentru o cantitate considerabilă de documente, compania închiriase un spațiu extern în oraș, ceea ce implica costuri suplimentare lunare pentru plata chiriei, a utiliăților și sistemelor de siguranță aferente.
În incinta respectivă erau depozitate aproximativ 150 ML (metri liniari) de arhivă constiuită din documente financiar-contabile cu o vechime mai mare de 3 ani, dosare de personal, contracte expirate.
După analizarea situației din teren, a avut loc evaluarea gratuită a arhivei iar specialiștii SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o soluție personalizată care a presupus:
- preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizate prin GPS a cantități de peste 150 ML arhivă;
- prelucrarea documentelor prin ordonare pe departamente, tipologie și cronologie;
- depozitarea arhivei fizice rezultate din procesul de prelucrare în depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, facilitate dotată cu sisteme moderne de securitate și supraveghere video conforme cu prevederile legislației în vigoare;
- evidența documentului sub forma inventarului electronic și implicit, reducerea timpului de lucru în cazul consultărilor de documente.
Punerea în practică a soluției de arhivare s-a concretizat imediat în economii considerabile de timp și bani pentru client, costul depozitării documentelor fiind redus cu 40%.
Enumerăm doar câteva din beneficiile parteneriatului cu SDA – SERVICII DE DEPOZITARE SI ARHIVARE, companie acreditată, care activează din anul 2007 la nivel NAȚIONAL în managementul profesional al arhivei:
- optimizarea logistică datorita depozitelor autorizate și securizate localizate în centrul României: București si Brașov;
- siguranța fizică a documentelor, accesul facil și rapid la documente;
- organizarea optimă, în conformitate cu legislația în vigoare, a arhivei existente dar și viitoare;
- eficientizarea timpului de lucru al angajaților.
De peste 15 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
