Organizarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor sunt aspecte esențiale pentru continuitatea operațională, conformitatea cu reglementările legale și optimizarea timpului de lucru. Indiferent de tipul de documente, arhivarea eficientă a acestora reprezintă o investiție ce poate asigura accesibilitatea și siguranța datelor pe termen lung. Iată câteva sfaturi practice pentru a pune în aplicare un sistem de arhivare eficient și durabil:
- Definiți obiective clare pentru arhivarea documentelor
Înainte de a începe organizarea arhivei, este esențial să definiți scopul și obiectivele arhivării. Este acest sistem conceput pentru a asigura accesibilitate rapidă la documente? Sau este destinat exclusiv conformității cu reglementările? Stabilirea unor scopuri clare ajută la alegerea metodelor, formatelor și proceselor de arhivare.
- Organizați arhiva cu ajutorul unui nomenclator arhivistic
Fiecare document trebuie încadrat cu ajutorul unei metodologii logice. Clasificarea poate fi realizată pe baza tipului de document (financiar, contracte, dosare de personal, documentație tehnică etc.) si a departamentului care utilizează documentele. Nomenclatorul arhivistic ajută la structurarea eficientă a documentelor din momentul crearii acestora
– Sfat practic: Daca nu aveti un Nomenclator Arhivistic, consultați legislația în domeniu și țineți cont de faptul că, după întocmire, Nomenclatorul Arhivistic trebuie aprobat de Arhivele Naționale.
- Organizați procesul de depozitare și identificare a documentelor
Organizarea conformă și ordonarea corespunzătoare a documentelor aduce un plus de eficiență și poate reduce semnificativ timpul petrecut pentru sortarea și identificarea actelor.
– Sfat practic: Alegeți să depozitați arhiva în cutii numerotate, inscripționate, etichetate și sigilate corespunzător astfel încât documentele să fie identificate și accesate ușor. Grupați documentele în cutii, în functie de departamentul care le-a creat și de anul creării documentelor. Un inventar electronic al cutiilor eficientizează timpul de consultare.
- Revizuiți constant arhiva pentru eficientizarea spațiului
Revizuiți constant arhiva pentru a identifica documentele care au depășit termenele de păstrare. Astfel, volumul de documente nu va deveni dificil de gestionat, eficientizând spațiul de depozitare. Tineți cont că distrugerea documentelor trebuie să fie conformă cu reglementările legale.
– Sfat practic: Verificați constant arhiva pentru a identifica documentele care au atins termenele de păstrare și pentru a facilita eliminarea acestora într-un mod organizat și sigur.
- Implementați politici clare de acces și securitate
Protecția informațiilor sensibile este esențială pentru o arhivare eficientă. Asigurați-vă că accesul la documente este restricționat și disponibil doar angajaților care au nevoie de ele pentru îndeplinirea responsabilităților.
– Sfat practic: Utilizați un spațiu supravegheat video, cu acces controlat, care permite crearea unor profiluri de acces individualizate, cu permisiuni variate, pentru a asigura conformitatea și protecția datelor.
O arhivă bine pusă la punct aduce beneficii evidente: acces rapid la informații, securitate sporită a datelor și eficientizarea fluxului operațional. Echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vă stă la dispoziție pentru detalirea acestor practici, dar și o evaluare gratuită a arhivei.
Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare
