Cadrul legal, respectiv Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 acoperă responsabilitățile emitenților de documente în fiecare etapă; de la Evidența Documentelor, Păstrarea Documentelor, Selecționarea Documentelor și până la Depunerea Documentelor la Arhivele Naționale.
Legat de documentele contabile, să reținem articolele din Păstrarea documentelor (Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996) care stipuleaza condițiile în care trebuie păstrate acestea:
- Art 12 (1): Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degrădarii, sustragerii ori comercializarii in alte condiții decât cele prevăzute de lege;
- Art 12 (2): Persoanele juridice creatoare de documente sunt obligate să le pastreze în spații special amenajate pentru arhiva. Noile construcții ale creatorilor și deținătorilor de arhiva vor fi avizate de către Arhivele Naționale, numai daca au spații prevăzute pentru păstrarea documentelor;
- Art 12 (4): Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcție de formatul și suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
Tot legea reglementează cum trebuie realizată arhivarea corectă a documentelor. Accesați articolul detaliat pentru a vedea elementele de care trebuie să țineți cont pentru organizarea eficientă a arhivei dar și pentru identificarea rapidă a documentelor.
SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE vă oferă servicii personalizate, echipa noastră propunând soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs.
De peste 14 ani susținem companiile să realizeze un management performant al arhivei și documentelor și să-și reducă costurile prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
