Arhivarea documentelor contabile reprezintă, dacă nu se realizează corespunzător, o reală problemă pentru departamentele de contabilitate. Legea Arhivelor Naționale 16/1996 exprimă, explicit, necesitatea de a păstra documentele în condiţii corespunzătoare asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii, ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege. Pentru a înțelege ce reglementări legale se aplică pentru păstrarea, în conformitate, a documentelor contabile, vom extrage, în cele ce urmează, cele mai importante reglementări ale Legii Arhivelor Naționale, Legii Contabilității și Codului Fiscal.
Conform Legii, documentele financiar-contabile care trebuiesc arhivate și depozitate în mod obligatoriu sunt, tinând cont de importanța, respectiv termenul de păstrare, următoarele: documente de raportare și bilanț, declarația 112, statele de plată, documentele justificative, contabile și fiscale.
Documentele precum: raportare și bilanț, documentele legate de salarii (statele de plată, declarația 112 etc) care asigura continuitatea drepturilor de pensie ale angajaților, urmate de documentele financiar – contabile precum: registrul jurnal și registrul de casă, balanțele și conturile anuale, documentele justificative – facturi, chitanțe, note de intrare – recepție, dispoziții de plată – pot avea termene de pastrare diferite in functie de utilitatea acestora, conform legislatiei în vigoare – Legea Contabilității 82/1991, republicata si actualizata conform Legii nr 36 / 01.11.2023 și Codul fiscal (pag.5).
Toate aceste documente trebuie depozitate în condiții exemplare, într-un mediu sigur, ferit de deteriorări precum: umiditate, temperaturi extreme, foc, pentru o perioadă determinată, în nomenclatoare și registre bine întocmite, organizate cronologic și legate corespunzător respectând Legea Arhivelor Naționale. La îndeplinirea termenelor, documentele pot fi distruse securizat conform procedurilor legale, cu excepția celor care au valoare istorică sau probatorie. Nerespectarea conform reglementărilor legale privind păstrarea documentelor financiare poate avea consecințe semnificative printre care enumerăm: amenzi, repercusiuni legale, audituri eșuate și pierderi ale reputației.
În concluzie, respectarea termenelor legale pentru păstrarea documentelor contabile nu este doar o obligație, ci și o asigurare că departamentul rămâne protejat și conform cu cerințele legale. Acum că dețineți o sinteză a celor mai importante informații, nu lăsați aceste aspecte să vă surprindă! Rămâneți cu un pas înainte și asigurați-vă că vă protejați departamentul sau afacerea.
Cu stimă, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare – The best way to store your documents
Experiența de peste 15 ani în managementul performant al arhivării și furnizarea de soluții personalizate pe cerințele clienților, ne-a învățat că eficientizarea acestei activități sprijină companiile și instituțiile să obțină reduceri importante de costuri.
Prin consilierea profesională oferită și EVALUAREA GRATUITĂ a fondului arhivistic, echipa SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE va configura o ofertă personalizată pe cerințele organizației având drept scop: respectarea legislației în vigoare, economie de timp și bani pentru firmă, organizarea optimă a arhivei existente dar și viitoare.
Solicitați o întrevedere cu cel mai apropiat expert al nostru pentru o soluție personalizată la Tel: 4 0268 545800 sau email: OFFICE@SDA.RO
