Selecționarea documentelor

Obligația legală de arhivare a documentelor într-o companie presupune atenție sporită în ceea ce privește timpul de viață al acestora. Atunci când termenul de păstrare expiră, actele pot fi distruse doar după ce în prealabil s-a efectuat o selecționare a documentelor.

În esență, acest procedeu implică un grad ridicat de experiență și cunoaștere în domeniu, căci rolul său este de a propune spre eliminare actele care și-au încheiat perioada obligatorie de păstrare și care, în egală măsură, nu mai prezintă importanță.

Mai mult decât atât, prin selecționare sunt identificate și documente cu valoare arhivistic-documentară.

Însă, pentru o selecționare corectă este necesară constituirea la nivel de companie, a unei comisii formată din persoane cu experiență în arhivare, din mai multe departamente administrative, ce vor stabili cu precizie, documentele care rămân în arhivă și cele ce vor fi scoase.

Recomandare de articol: „Ce presupune prelucrarea arhivistică

De remarcat este faptul că, asemeni oricărei comisii, pentru buna funcționare a procedurii se va alege un secretar și un președinte, iar numărul de componenți va fi impar.

Ce facem însă atunci când nu există personal suficient? Sau când o societate are administrator unic?

Ei bine, legislația permite ca procesul de selecție documente să fie realizat de către responsabilul cu arhiva, sau chiar de însuși administratorul instituției, în cazul celei de-a doua spețe.

Și poate că vă întrebați cum ar trebui să decurgă o astfel de acțiune. În ajutorul nostru vin specialiștii SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, care pun accent pe aspecte precum: respectarea cadrului legal reglementat de Arhivele Naționale, conform căruia, comisia se întrunește anual, sau în cazuri excepționale, când situația o impune și urmărirea unor criterii precum: tipul actului, conținutul informațional-documentar, gradul de interes (local, național sau internațional) sau vechimea acestuia.

Procedura se încheie cu un proces verbal pe care comisia se obligă să îl întocmească și să îl înainteze conducerii companiei spre aprobare.

Dosarele propuse pentru eliminare vor fi distruse doar cu acordul Arhivelor Naționale, iar nerespectarea acestui fapt se sancționează conform legii.

Ar mai fi de menționat și beneficiile rezultate în urma activității de selecție documente. Remarcăm printre acestea: eliberarea spațiului de depozitare, actualizarea evidenței documentelor din arhivă sau eficientizarea sistemului de păstrare și conservare a arhivei.

Quick Menu Icon Contact