Subiectul legat de arhivare și depozitare documente este atât de amplu încât pare că nu se mai epuizează.
În calitate de administrator al unei societăți, trebuie să ai cunoștințe referitoare la legislația în vigoare, potrivit căreia ești obligat să păstrezi documentele o anumită perioadă de timp. Și cum majoritatea antreprenorilor își aleg un furnizor cu care să colaboreze, iată că se ridică întrebarea : care sunt standardele și certificările ce garantează calitatea serviciilor oferite?
Standarde care garantează calitatea serviciilor oferite
În mod evident, un aspect deosebit de important îl constituie echipamentul cu care este dotat depozitul. Spre exemplu, SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare , a ales să implementeze Sisteme de Management în conformitate cu standardele ISO. Astfel, compania este în măsură să ofere servicii calitative de depozitare documente.
Mai mult decât atât, să nu neglijăm faptul că există o serie de reguli referitoare la modul în care se constituie o arhivă și cum se păstrează actele. Din acest motiv, vom ține cont că depozitul trebuie să fie încadrat în gradul 1 de rezistență la foc, iar rafturile utilizate pentru depozitare documente vor fi fabricate din materiale incombustibile. În plus, instalațiile electrice din depozit trebuie să ofere posibilitatea de a fi deconectate din exteriorul încăperii.
Vorbim despre standarde și atunci când ne gândim la condițiile de mediu, căci, o bună păstrare a documentelor este condiționată de temperatura și umiditatea din încăpere.
Vă recomandăm cu căldură și articolulVă recomandăm cu căldură și articolul „Avem grijă de siguranța documentelor voastre!„.
Gândiți-vă că hârtia, fiind un material ușor degradabil, are nevoie de condiții speciale. E lesne de înțeles de ce, în depozit, temperatura trebuie să se încadreze în intervalul +15- +24 grade Celsius, iar umiditatea relativă a aerului între 50%-60%.
Unitățile care asigură servicii de depozitare documente vor monitoriza, prin intermediul personalului calificat și a sistemelor ultramoderne de monitorizare, păstrarea acestor condiții și se vor asigura că depozitele sunt echipate cu mijloace de stingere (stingătoare cu gaze inerte, zăpadă carbonică), cu instalații de alarmare și antiincendiu.
Un ultim element de punctat rămâne cel legat de avize, pentru că orice construcție care este destinată arhivării și depozitării, trebuie să obțină aviz de la Arhivele Naționale. Totuși, acest fapt devine posibil numai după ce s-au primit avize de la unitățile teritoriale ale IGSU și Protecției Mediului.
Certificări care garantează calitatea serviciilor oferite
Certificări ISO precum 9001 sau 27001/27002, vor garanta calitatea serviciilor, deoarece vom ști că furnizorul ales să se ocupe de depozitare documente este orientat către client și are o abordare bazată pe managementul proceselor organizației.
Compania dispune de toate autorizațiile emise de către Arhivele Nationale și este certificată conform standardelor ISO 14001-Sistemul de Management de Mediu, OHSAS 18001- Sistemul de Management al Securității Ocupaționale și SR ISO/IEC 27001- Sistemul de Management al Securității Informației.
Nu v-am convins? O vor face, în mod sigur, cei de la SDA, servicii de depozitare și arhivare documente!
