Arhivarea interna versus externalizarea arhivei. Ce decizii iau businessurile in 2024?

Într-o eră în care volumul de informații și documente crește exponential, gestionarea eficientă a documentelor dintr-o arhivă devine esențială pentru organizarea și conformitatea legală a oricărui business sau instituție.

Decizia de a menține arhiva în intern sau de a o externaliza reprezintă o adevarată provocare. Iată câțiva factori relevanți de care trebuie să ținem cont atunci cand analizăm opțiunea de a externaliza sau nu documentele dintr-o arhivă.

Externalizarea arhivei elimină necesitatea investițiilor majore în infrastructura fizică și tehnologică necesară pentru arhivarea internă. Costurile asociate cu achiziția și intreținerea spațiilor de depozitare, echipamentelor de securitate și a software-ului de gestionare sunt considerabil reduse în momentul în care arhivarea documentelor se externalizează.

În plus, companiile care decid să externalizeze acest serviciu, elimină costurile cu resursele umane implicate în gestionarea și organizarea arhivei. Bineînțeles că trebuie analizată, tot în acest context, expertiza unui personal calificat versus a unui angajat fără pregătire specializată, indiferent de gradul de formare profesională cu ajutorul cursurilor. Nivelul de expertiză al unui arhivator sau arhivar, incomparabil cu cel al unui angajat delegat cu atribuțiile de organizare, arhivare și consultare, asigură nu doar respectarea strictă a normelor și reglementărilor în vigoare, ci și garantează o manipulare și prelucrare corectă și eficientă a documentelor, reducând riscul de erori și pierderi sau scurgeri de informații. Formarea unui angajat în acest sens poate genera costuri mari și impredictibilitate, retenția de personal reprezentând o amenințare.

Protecția datelor

O altă variabilă importantă este protecția datelor și documentelor. O firmă specializată în externalizarea arhivelor deține tehnologii avansate de securitate, începând de la supravegherea incintelor și accesului, până la servere interne dedicate pentru securitate cibernetică sporită. Astfel de măsuri asigură un nivel superior de protecție împotriva accesului neautorizat, furtului sau distrugerii datelor. În aceste considerente, se asigură integritatea și confidențialitatea documentelor arhivate.

Scalabilitate și flexibilitate

Externalizarea arhivei permite businessurilor să se adapteze rapid la capacitatea de stocare în funcție de necesități. Într-un mediu de afaceri dinamic, serviciile de arhivare oferă o flexibilitate esențială. Nicio companie nu este constrânsă de limitarea fizică a spațiului de depozitare din intern și poate accesa servicii suplimentare, la nevoie, fără întâmpinarea dificultăților logistice. Transportul poate reprezenta o altă variabilă importantă. Serviciile de arhivare externă pun la dispoziție transportul de la și până la beneficiar, în condiții de maximă siguranță.

Conformitate și gestionarea riscurilor

Respectarea reglementărilor legale și a standardelor de conformitate este o provocare constantă. Firmele de arhivare sunt la curent cu cerințele legale și standardele industriei, asigurând conformitatea documentelor arhivate.

Această abordare reduce riscul de penalități și litigii asociate cu neconformitatea. În plus, un serviciu de externalizare a arhivei facilitează transparența proceselor.

Externalizarea arhivei se dovedește a fi o soluție eficientă și avantajoasă comparativ cu arhivarea internă a documentelor. Costurile cu arhivarea documentelor, accesul la expertiză, securitatea imbunătățită, flexibilitatea și conformitatea sunt doar câteva din beneficiile care susțin această opțiune. Într-un mediu de afaceri tot mai complex și reglementat, externalizarea arhivei devine o strategie esențială pentru optimizarea resurselor operaționale și strategice, și asigurarea unei gestionări eficiente a documentelor.

SDA – SERVICII DE DEPOZITARE ȘI ARHIVARE  oferă servicii personalizate, echipa noastră dispunând de soluția potrivită de arhivare pentru organizația dvs. Programați aici o evaluare gratuită a arhivei și aflați ce costuri poate avea externalizarea arhivei către un prestator specializat.

Quick Menu Icon Contact