Bune practici în organizarea și arhivarea documentelor: Noutăți pentru contabili

Arhivarea documentelor contabile este o practică stabilită prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legea Contabilității nr. 82/1991, însă, de multe ori, bunele practici privind arhivarea documentelor sunt neglijate sau inexistente. Prin acest articol, urmărim să explicăm de ce anumite proceduri în organizarea documentelor arhivate reprezintă o componentă esențială în asigurarea unei bune gestiuni, a conformității cu legislația și a accesibilității rapide a informațiilor arhivate. Prin urmare, iată câteva exemple din domeniu:

Un prim aspect foarte important este organizarea clară și sistematică a documentelor. În acest sens, este esențială realizarea unui nomenclator arhivistic. Nomenclatorul arhivistic ajută la arhivarea documentelor într-un mod organizat și eficient, oferind un cadru clar de clasificare a termenelor de păstrare, precizie în identificarea documentelor, conformitate legală și protecția informațiilor. Nu doar nomenclatorul este important, ci și, așa cum menționam anterior, gruparea documentelor într-o manieră corespunzătoare pe tipuri de documente și termene de păstrare. Păstrarea lor laolaltă, amestecate, fără o clasificare, etichetare sau structurare cronologică, îngreunează accesul la acestea.

Un al doilea aspect important este respectarea legislației în domeniul arhivării. Cunoașterea termenelor de păstrare ale documentelor financiar-contabile este esențială pentru respectarea reglementărilor legale, însă, în lipsa unei bune organizări, procesul de arhivare și depozitare poate deveni dificil. Respectarea legislației este strâns legată de realizarea unui nomenclator arhivistic și, pentru evitarea sancțiunilor, se recomandă documentarea frecventă pe acest subiect.

Revizuirea periodică și actualizarea arhivei. Pentru un proces mai eficient, se recomandă întotdeauna revizuirea arhivei. Atunci când documentele arhivate sunt depozitate într-un mediu organizat și conform, accesarea lor va fi mai facilă, indiferent de scop. Evaluarea periodică ușurează volumul de lucru pe termen lung și face arhiva mai ușor de gestionat.

Arhivarea corectă a documentelor financiar-contabile nu este doar o cerință legală, ci și un pilon fundamental pentru o bună gestionare. Adoptând aceste practici, se va asigura o arhivă bine organizată, sigură și ușor de gestionat, care va ajuta la menținerea departamentului pe drumul cel bun și la evitarea eventualelor probleme legale sau fiscale.

În încheiere, vom menționa și modalitatea de depozitare a arhivei. Atunci când arhivele sunt depozitate corespunzător, se evită riscul de distrugere, sustragere sau pierdere si se fac economii importante, atat financiare cat si in ceea ce priveste timpul alocat consultarii arhivei. Din acest motiv, externalizarea arhivei catre o companie autorizata sa presteze astfel de servicii este o optiune ce merita analizata cu atentie.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare încurajează investirea timpului și a resurselor în organizarea corectă a arhivei, indiferent dacă se optează pentru varianta fizică, digitală sau un mix între cele două. O arhivă bine întreținută este esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei afaceri!

Cu stimă,
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare

Quick Menu Icon Contact